Secrétaire du Maire du Dgs et Administration du Ccas H/F Mairie de Moulins-les-Metz
Moulins-lès-Metz - 57 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
1) Activités liées au secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services :
- Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des Services
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire et du DGS ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Organiser les déplacements, les réunions, les rendez-vous du Maire et du DGS ;
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes lors de réunions et mettre en forme tous types de courriers ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat Maire et du DGS
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails ;
- Prise en charge et suivi des doléances entrantes (courriers / mails / appels téléphoniques / visites) et dispatching du courrier entrant dans les services
- Centralisation des doléances « sensibles » de toute nature, information / alerte du Maire et/ou du DGS, transmission aux services concernés pour traitement, suivi du traitement et de la réponse ;
- Assurer la prise en charge, le suivi et la réponse effective aux doléances des usagers ;
- Assurer la prise en charge du courrier entrant et sa ventilation au sein des services ;
- Centraliser le flux courrier sortant et organiser sa validation successive par le DGS, les adjoints et le Maire ;
- Organisation et planification des réunions et de rendez-vous
- Planification de réunions / rendez-vous : courrier d'invitation, invitations OUTLOOK, suivi des présences, relances, réservation de salles,.
- Coordination des services municipaux concernés pour mobiliser moyens / organisations nécessaires à la bonne tenue de la réunion / rendez-vous ;
- Ponctuellement, participation aux réunions pour prise de note et proposition d'une trame de compte-rendu ou de synthèse des échanges.
- Planification, préparation et suivi administratif des instances municipales (Conseil Municipal, Bureau, Commissions)
- Planification des réunions des instances municipales de toute nature et information des élus et services municipaux ;
- Prise en charge des invitations aux réunions des différentes instances (Conseil Municipal, Bureau Municipal, Commissions thématiques.) : courrier, mail, invitation Outlook,
- Participation au Comité de relecture des documents préparatoires aux réunions du Conseil Municipal (délibérations, présentation, PV,.)
- Diffusion des comptes-rendus, PV
- Gestion administrative des invitations aux diverses manifestations municipales
- Participation, en lien avec le service municipal organisateur, aux réflexions préalables portant sur l'organisation de la manifestation ;
- Prise en charge de l'élaboration et de la diffusion des invitations aux diverses manifestations municipales (protocolaires notamment mais également animations et événements de toute nature) ;
- Suivi et mise à jour d'un fichier de contacts (élus municipaux adultes et jeunes, institutions, associations, entreprises, partenaires, prestataires,.) ;
- Suivi des inscriptions / participations aux événements ;
2)Activités liées au volet Centre Communal d'Action Sociale :
- Prise en charge et traitement de l'ensemble des doléances entrantes (mails, appels, courriers, visites.)
- En lien avec la Direction des Finances participation à l'élaboration du Budget et suivi de son exécution ;
- Planification, préparation et participation aux réunions des instances du CCAS
- Archivage
- Accueil téléphonique et physique du public
- Prise en charge et traitement des demandes d'aide de toute nature
- Mise en oeuvre des actions du CCAS au bénéfice des personnes âgées
- Développement de l'expertise et de son résea
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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Estimation basse
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureSalaire brut estimé
22 640 € / an 1 887 € / mois 12,44 € / heureEstimation haute
24 570 € / an 2 048 € / mois 13,50 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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- Moulins-lès-Metz - 57
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