Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative de Collectivité Territoriale H/F une Chorba pour Tous
Paris 19e - 75 CDD- 1 801,80 - 1 920 € / mois
- 🕑 6 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
Les missions du poste
LA FICHE DE POSTE DU SECRAITARIAT
- Accueil physique et téléphonique des personnes : bénéficiaires, donateurs, fournisseurs, partenaires et visiteurs. Les diriger, les renseigner et noter leurs messages
- Gestions des mails et du courrier : tri, transfert, enregistrement et affranchissement
- Rédaction de documents (courriers, emails) : mise en forme, transfert et classement
- Vérification des stocks (consommables et non consommables) : enregistrement des entrées/sorties, -passation de commandes
- Enregistrement et classement de factures
- Gestion des demandes de congés payés des salariés
- Planification des rendez-vous pour les membres du bureau de l'associations et organisation de réunions
- Mise à jour du suivi des activités de l'association pour le rapport d'activités annuel : événements, partenariats, sorties et loisirs et réunions
- Coordonner le planning pour les actions ponctuelles de type collecte nationale, maraudes, etc. (contacter et sélectionner les bénévoles, mise en place préparer les communications,
- Actualiser des données de suivi d'activité de l'association (tableaux de bord, tableaux de résultats...)
- Prospection de nouveaux partenaires, donateurs, et fournisseurs
- Autres tâches diverses de secrétariat :
*Tâches quotidiennes
- Gestion des emails, des appels téléphoniques, du courrier
- Enregistrement de la distribution des repas chauds de la veille sur l'outil Passerelle
- Réception et classement des documents de ramasses alimentaires et des bordereaux de livraisons
- Réception et vérification des dossiers des nouveaux demandeurs d'accès à l'épicerie solidaire
- Orientation et renseignement des personnes.
- Tâches ponctuelles
- Réception de dons en chèques/espèces : remise de reçus aux donateurs, enregistrement des dons dans le tableau donateurs ;
- Renseignement et envoi de CERFA pour les donateurs particuliers et société ;
- Réception de factures : enregistrement dans le tableau des factures et classement ;
- Passation de commandes : enregistrement des achats dans le tableau consommables, le tableau non consommables et le tableau Subvention de la DRIHL pour les achats alimentaires ;
- Enregistrement des dons alimentaires dans le tableau des consommables ;
- Archivage des dossiers des bénéficiaires en fin de droits.
Les Samedis
Collaboration avec l'épicerie solidaire
- Enregistrement des nouveaux bénéficiaires de l'épicerie solidaire
- Confirmation du bordereau de livraison de la BAPIF sur Passerelle (l'après-midi).
- Enregistrer la sortie des BL de la semaine sur Passerelle : distribution des repas chauds
- Les samedis
- Faire la demande de la banque alimentaire pour le mercredi matin.
- Enregistrer le passage de la PABIF pour le mercredi suivant.
- Chaque début du mois :
Compétences techniques
Maîtrise des logiciels (tableurs, traitement de texte.) et d'outils informatiques
Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique.)
Analyse et gestion des demandes d'information
Le profil recherché
Experience : 6 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Langues : Arabe souhaité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez une Chorba pour Tous
Association Une Chorba Pour Tous
- Paris 19e - 75
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