Assistant Administratif H/F les Pieds sur Terre

Détail du poste

Autonome, polyvalent(e), adaptable, impliqué(e) et structuré(e).


Eu égard à la nature des services proposés, vous êtes doté d'un sens prononcé du service client et d'une bonne aisance relationnelle.

Vous avez également un esprit rigoureux et êtes à l'aise avec les chiffres pour la gestion des aspects comptables et financiers (optimisation des devis et de la marge commerciale, gestion de la facturation, rapprochement comptable...)

Vous maitrisez les outils digitaux (Teams, OVH, Asana, Zohonotamment), la connaissance du logiciel Digiforma et de l'environnement Mac/Apple est un vrai plus.

Administration

Organiser et planifier les rendez-vous,

Organiser les déplacements et réservations,

Gestion courriers,

Création de notre profil fournisseur auprès des services achats de nos clients,

Formalisation de contrats pour des actions longue durée,

Gestion de la facturation, suivi des paiements et relances des impayés,

Relation et coordination avec les OPCO pour le financement des dossiers de formation en subrogation,

Coordination et suivi de l'équipe d'intervenants, cadrage mission négociation de leurs honoraires, paiement des prestataires,

Recherche de nouveaux intervenants, entretien de recrutement, mise en place des contrats de sous-traitance, formation à nos process.

Suivi des actions et projets

Prise de brief,

Mise en relation avec l'intervenant choisi,

Envoi de tous les éléments au client,

Suivi minutieux et veille à la mise en place des process formation (émargement, matériel, certificats de réalisation, questionnaires satisfaction...)

Participation à la réponse aux appels entrants (RDV client, cadrage, chiffrage etc),

Suivi et coordination des parcours d'accompagnement individuel (coaching),

Lien avec les équipes RH ou services formation.

Back and front office

Réponse aux demandes d'informations,

Création et optimisation des devis,

Suivi des ventes,

Traitement des commandes,

Suivi client et dossiers clients,

Gestion et mises à jour base de données clients,

Développement des outils commerciaux,

Participation aux actions de promotion,

envoi des voeux, cadeaux clients...

Qualité

Application des process qualiopi,

Veille réglementaire pour se conformer à l'évolution des exigences réglementaires,

Mise à jour de nos process en conséquence,

Brief de notre équipe d'intervenants et veille du respect des process par chacun,

Préparation et passage des audits annuels.

Informatique

Gestion des comptes OVH et Microsoft en tant qu'administrateur,

Création et gestion des messageries de notre équipe,

Mise à jour du contenu du site web lpst via Wordpress,

Mise en ligne de vidéos sur la chaine Youtube,

Création de templates dans Digiforma, Zoho, Mailchimp.

Titulaire d'un Bac +2 et d'un bon niveau d'anglais, vous disposez

d'une première expérience réussie dans l'entreprise, si possible dans l'univers de la formation professionnelle.

Ou d'une solide expérience d'assistant(e) dans des grandes entreprises.

Doté(e) d'un solide sens de l'organisation, vous aimez apprendre, progresser et travailler sur des dossiers très variés.

Qualités requises
- Organisation/structure, rigueur, implication et investissement personnel.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais.
- Expérience dans le domaine de la formation /commercial / communication.
- Aisance sur le digital et les outils de gestion/projets.

Cabinet de conseil en solutions innovantes pour la formation, le coaching et les séminaires et en communication d'entreprise.