Assistant de Direction H/F Picoty

Détail du poste

MISSIONS :
- Assister le Directeur Financier afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication...)
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au service
- Prendre en charge le suivi complet des dossiers

TÂCHES PRINCIPALES :
- Organiser les rendez-vous, les déplacements (réservations, etc.)
- Préparer et organiser des réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, etc.)
- Filtrer les appels téléphoniques et les accueils physiques
- Concevoir et rédiger, ou seulement saisir selon des consignes, des courriers, des rapports, des notes, des messages électroniques...
- Traiter et suivre des dossiers professionnels/financiers (constituer, vérifier, comparer, mettre à jour...)
- Concevoir des outils de suivi d'activité, des tableaux de bord, contrôler les données et les mettre à jour (cautions, balances âgées, encours clients...)
- Communiquer avec les services concernés sur les informations reçues les concernant
- Actualiser et mettre en forme les documents de communications bancaires (plaquettes, LF, CAC, synthèses...)
- Participer à la mise en place de nouveaux services/produits pour la partie financière (récolter les informations, vérifier, envoyer pour virements...)
- Procéder au classement, à l'archivage
- Réceptionner et trier le courrier de l'ensemble de la société
- Créer et/ou actualiser les fiches-méthodes de travail (modes opératoires, instructions) qui serviront de supports de formation dans le cadre des polyvalences.
- Organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches, prioriser les urgences et maintenir un planning structuré pour soi et pour le dirigeant.
- Discrétion : Respect de la confidentialité des informations sensibles, essentielle dans un rôle souvent proche des décisions stratégiques.
- Polyvalence : Aptitude à s'adapter à des missions diverses, allant de la gestion d'agendas à l'organisation d'événements ou la préparation de rapports.
- Proactivité : Anticiper les besoins du dirigeant et résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
- Rigueur : Précision dans le suivi des dossiers, la gestion des documents et le respect des délais.
- Maîtrise des outils bureautiques : Connaissance approfondie des logiciels comme Word, Excel, PowerPoint, ainsi que des outils de gestion (calendriers partagés, CRM, etc.).
- Présentation et savoir-être : Professionnalisme, courtoisie et capacité à représenter l'entreprise auprès de contacts externes.

La société PICOTY est une société familiale Creusoise, spécialisée depuis presque 100 ans dans l'importation, le stockage et la vente de produits pétroliers, le négoce et la distribution de produits combustibles, de lubrifiants de haute technologie, la fourniture de gaz et d électricité. Picoty amorce également depuis plusieurs années sa transition énergétique et digitale vers des énergies décarbonées et de nouveaux usages.

Elle exploite plus de 350 stations-service sous la marque AVIA.

Cette société compte environ 1200 salariés, répartis sur 28 filiales, le siège de la société étant situé à La Souterraine, La Rochelle, Ambarès et Lagrave, et enfin Lorient.