Assistant de Direction - CDD H/F Mutuelle Interiale

Détail du poste

Ambition du poste :
Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, nous recrutons un.e assistant.e de direction pour assurer auprès du Directeur du Pilotage et du Suivi de la Performance et la Directrice de l'Excellence Opérationnelle, un rôle clé de soutien organisationnel, administratif et relationnel. Véritable bras droit, il.elle contribue activement à l'efficacité et à la fluidité du quotidien des Directions.
Missions principales :
Organiser les agendas et les déplacements
- Planifier les réunions (envoi des convocations, rappel de l'ordre du jour, mise à jour des informations, collecte et préparation des éléments de support)
- Gérer la logistique des réunions en collaboration avec les moyens généraux (réservation des salles, mise à disposition des supports ou autres éléments nécessaires aux réunions)
- Gérer les agendas : prise de rendez-vous, réservation de transport et/ou hôtel
- Contribution à l'organisation d'évènement pour les deux Directions (séminaire etc.)
- Tenir les plannings des congés pour les deux Directions
Assurer la traçabilité des actions
- Assurer la gestion du courrier avec le logiciel dédié
- Assurer la rédaction de procès-verbaux et/ou comptes rendus des réunions
- Recueillir l'ensemble des informations terrains, les trier selon leur pertinence, les enregistrer dans des tableaux de bords dédiés, mettre à jour et partager ces informations
Contribuer à la bonne gestion de la facturation
- Gérer les notes de frais, les contrôler et faire passer en traitement
- Assurer le circuit de facturation en collaboration avec le contrôle de gestion et la comptabilité : recueil des devis, réaliser les demandes d'engagement, soumettre à validation, envoi du bon de commande aux moyens généraux, pointage et rapprochement

Compétences métiers et comportementales :
Compétences métiers
- Bac +2 ou 3 type BTS Assistant manager
- Au moins 5 ans d'expérience sur un poste similaire auprès de membres de Direction
- Une expérience dans un environnement exigeant (mutuelle, banque, assurance) est un atout
- Organisation et rigueur
- Excellentes qualités rédactionnelles
- Discrétion et confidentialité
- Capacité à prioriser dans l'urgence et anticiper les besoins
- Très bonne aisance relationnelle
- Maîtrise du Pack Office et des outils collaboratifs numériques
Compétences comportementales
- Proactivité, autonomie
- Sens du service, sens de l'écoute
- Adaptabilité
- Poste à pourvoir dans le cadre d'un CDD
- Télétravail : jusqu'à 3 jours par semaine
- TR : 10 EUR / jour (participation employeur de 5.65 EUR)
- Mutuelle (prise en charge employeur avantageuse)
- Remboursement frais de transports en commun à hauteur de 65%
- Prime collective de performance annuelle
- Chèques CESU et chèques vacances
- Avantages CSE & moments conviviaux : Afterwork, repas d'équipe...

La mutuelle Intériale est la première mutuelle du ministère de l'Intérieur et la mutuelle de référence de la Fonction Publique Territoriale.
Notre offre globale Prévoyance, Santé, Services et Prévention répond aux spécificités des métiers de ceux que nous protégeons : agents territoriaux, agents des préfectures, policiers nationaux et municipaux, sapeurs-pompiers, magistrats, greffiers, surveillants, personnels pénitentiaires...
Nos formules Santé incluent de nombreux services : accès à un réseau de soins, assistance en cas de besoin, protection juridique...

L'Accent sur chacun d'entre nous
Nous souhaitons permettre à chacun d'être acteur de son développement et de s'épanouir dans un cadre bienveillant.
Nous avons mis en place une organisation collective qui laisse plus de place à l'autonomie et la responsabilité dans un environnement ouvert, permettant une organisation hybride et donnant la possibilité au salarié de concilier au mieux vie privée et vie professionnelle.
Intériale est une entreprise vivante, qui bouillonne de projets.
Nous sommes engagés pour nos adhérents, pour nos collaborateurs et avons conscience que chacune de nos actions ont un impact en faveur d'une société plus solidaire et plus collective.