Secrétaire de Direction H/F Asso Bourse Aide Chomeurs Environ Recu
Caumont-sur-Aure - 14 CDI- 2 200 € / mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Il ou elle est le collaborateur direct d'un ou plusieurs cadres dirigeants ou managers. Le métier consiste principalement à les assister afin d'optimiser la gestion de leur activité (logistique de réunions, séminaires, déplacements, présentation de documents, suivi de dossiers, accueil, etc) Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Il ou elle peut être en charge du suivi de dossiers (contrat de maintenance des équipements, suivi relance client, gestion administrative du personnel, dossiers d'appels d'offres, dossiers de subvention, ) ou d'évènement spécifiques (organisation de séminaires, salons, )
Il ou elle sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Il ou elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires.
Il ou elle sait où trouver l'information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
Il ou elle a une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux les technologies multimédia.
Activités et compétences de base :
- Mettre en oeuvre les méthodes et procédures afférentes au poste,
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique, filtrer les appels de la Direction
- Classer et archiver les documents
- Porter à la connaissance de son supérieur tout dysfonctionnement
- Organiser les déplacements
- Concevoir et rédiger les courriers, les rapports, etc
- Préparer les réunions (convocation, préparations des dossiers, réservations de salles, ) et établir les compte-rendu en lien avec la Direction
- Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages
- Traiter et diffuser les notes de services et les contrats en interne
- Réaliser un compte rendu régulier des activités administratives en l'absence de la Direction
- Maitriser l'outil informatique utilisé et les logiciels (PowerPoint, Word, Visual Planning : logiciel de planification RH).
Prise de poste dès que possible
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s) - mini sur même type de poste
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Respecter les consignes données, Technique de secrétariat et gestion administrative, Respecter les délais de réalisation, Discrétion autonomie et rigueur
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Caumont-sur-Aure - 14
- CDI
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