Assistante Médico-Administrative Pôle est - Secteur Aix Pertuis Structure Ambulatoire - Cmp MejanesAix H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE
Exigibles :
Le poste est un poste d'AMA (secrétaire de Pôle).
Présentation de l'équipe de travail :
Cheffe de Pôle, Cadre de Pôle, Cadres et secrétaires des chefs de service du PEA, adjoint administratif affecté à la gestion du planning des psychologues, des assistantes sociales ainsi qu'au secrétariat du CTF
Horaires et organisation du travail :
Poste temps plein sur une base horaire de 36h/semaine 9h-17h
Poste situé au bloc technique du CHM
Les congés sont à prendre prioritairement en période de vacances scolaires

MISSIONS
Accueil physique et téléphonique
Ré orientation de toutes les demandes arrivant dans le PEA : les demandes de stages, de prise de RDV dans les différentes UFs, lien avec les partenaires extérieurs
Participation à toutes les commissions du PEA (formation, bureau qualité risque, groupe de travail, réunions médecins cadres
Rédaction et diffusion de tous les documents émanent du PEA
Mise à jour des plannings des chefs de Pôle, Service pour tout ce qui concerne les réunions institutionnelles
Référente numérique
EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS
Diplôme de secrétaire médicale et/ou du concours d'AMA
Titulaire du baccalauréat
Expérience en milieu hospitalier indispensable
PRINCIPALES ACTIVITES
Prise de note et C.R à faire sur toutes les réunions du PEA (assemblée plénière su PEA, formation, BQR, réunion cadres,
réunion cadres/médecins)
Rédaction de tous les courriers du chef de Pôle et l'assistant de Pôle
Gestion des plannings médicaux
Gestion du planning AMA et Adjoint administratif
Mise à jour, en collaboration avec la cadre de Pôle et les cadres, des tableaux des effectifs du PEA
Gestion de l'organisation de la permanence (tableaux des 3 périodes de fermetures annuelles où une permanence de
différents professionnels est organisée)
Travail en lien avec les secrétaires des cheffes de service
Travail en lien avec le bureau des affaires médicales du CHM
Travail en lien avec la secrétaire qui gère le planning des psychologues, des assistantes sociales et le CTF
Travail en lien avec le secrétariat de Direction, de la DRH et de la DSSI, du service des achats
Etablir le planning de réservation annuelle : des voitures de secteurs, des salles du PEA, des tests psychologiques et
psychomotriciens
CAPACITES REQUISES
Secret professionnel
Sens de l'organisation, bienveillance, disponibilité, discrétion
Savoir prioriser les tâches à accomplir
Bonnes capacités relationnelles, d'écoute, de communication et de partage de l'information
Bonnes capacités d'adaptation, de méthodologie et de rigueur
Parfaite connaissance de l'outil informatique et bureautique.
Connaissance de l'environnement institutionnel
AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE
Hiérarchique : sous l'autorité du directeur de l'hôpital
Fonctionnelle : Le chef de Pôle et le cadre de Pôle

CDD RENOUVELABLE

Pour tous renseignements, s'adresser au Dr Rivière, Chef du Pôle PEA, **.**.**.**.** et à Mme Mariotti, Cadre du Pôle PEA au **.**.**.**.** ou **.**.**.**.**.

Les candidatures sont à envoyer au Docteur RIVIERE à :

avant le : 9 mai 2025