Gestionnaire Administratif pour le Pôle de Proximité Territorial de l'Aisne - Laon H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif MISSION 1 : Assurer un appui administratif en lien avec les missions du pôle
- Suivi de la base documentaire du pôle
- Concourir à la fiabilisation du réseau interne
- Appui au suivi des échéances
- Rédaction de courriers administratifs à destination des acteurs ;
- Assurer l'organisation et la logistique des instances (convocation, ordre du jour, rédaction des feuilles d'émargement et suivi des intentions de participation des membres en amont de l'instance, réservation de salle, et accueil des membres)
- Assurer la prise de note des instances puis la rédaction du procès-verbal

MISSION 2 : Participer au suivi de l'activité des établissements de santé (ES) et des soins 1er recours
- Gestion en lien avec les chargés de missions des dossiers d'autorisations des ES (au travers du système d'information dédié)
- Participer à la gestion des RH hospitalières (préparation des publications de postes, préanalyse des dossiers de demande de praticien contractuel et des contrats d'activité libérale)
Structures d'exercice coordonné :
- Appui au déploiement et suivi des exercices coordonnés sur le territoire via un tableaux de suivi départemental
- Préparation des dialogues de gestion des structures d'exercice coordonné
- Assurer la complétude des applicatifs internes relatifs à l'exercice coordonné

MISSION 3 : Participer au suivi de la Permanence des soins et des transports sanitaires
PDSA et soins non programmés :
- Appui au suivi de la plateforme du SAS du service d'accès aux soins (SAS) ;
- Appui à l'analyse de la complétude des tableaux de garde (PDSA) (gestion de la complétude des tableaux,) ;
- Appui administratif au suivi des maisons médicales de gardes (MMG),
Transports sanitaires :
- Assure une réponse de premier niveau à l'égard des transporteurs sanitaires ;
- Réception des déclarations de demandes de modifications (changement de véhicules, mouvements de personnel, documents relatifs aux personnels), édition des certificats d'agrément et le cas échéant des autorisations de mise en circulation en cas de remplacement définitif de véhicule
- Enregistrement dans le logiciel dédié et sur le réseau des modifications, des décisions et des transferts d'AMS
- Transmission par mail ou transporteur et copie à la CPAM ;
- Validation des formulaires de demande de carte CPS transmise par la CPAM ;
- Participer aux contrôles programmés et inopinés des véhicules et sociétés de transports sanitaires ;

MISSION 4 : Assurer les missions sur le champ des ressources humaines et hospitalières
Sur ADELI :
- Enregistrement des diplômes ou autorisations d'exercice au fichier ADELI et attribution du numéro qui permet l'exercice ;
- Actualisation du fichier ADELI ;
- Traitement des demandes de carte professionnelle de santé (CPS) ;
- Assurer une réponse de premier niveau à l'égard des professionnels de santé ;
- Assurer les relations avec les CPAM, les établissements de santé et le correspondant au Ministère en charge de ces questions
Sur e-RPPS :
- Assure le rôle de référent régional sur le déploiement et la mise en uvre du portail e-RPPS ;
- Vérification et validation des dossiers déposés sur le portail e-RPPS ;
- Assure une réponse de premier niveau à l'égard des professionnels de santé, et les établissements de santé le cas échéant.

MISSION 5 : Assurer le suivi des réclamations, signalements
- Veiller au respect des procédures, renseigner le tableau de suivi « EIG signalements réclamations » et garantir le respect des délais de réponse ;
- Enregistrer les réclamations/signalements, préparer les dossiers numériques et papiers ;
- Suivre les demandes de pièces complémentaires relatives à la gestion des dossiers ;
- Participer à la rédaction des courriers d'instruction et de réponse en lien avec le chargé de missions ;
- Assurer la transmission des courriers par voie postale et/ou électronique ;
- Procéder à la clôture du signalement/réclamation en lien avec le point focal régional, sur l'applicatif dédié ;

Qualité de vie à l'ARS :
Accompagnement à la prise de poste
Télétravail possible 2 jours par semaine après une période de formation
Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle)
Participation financière transports / Forfait mobilité / Mutuelle / Véhicules de service
Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH)
Prestations comité d'agence.

L'offre complète est consultable sur notre site internet