Assistant·e en Gestion Administrative H/F

Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (Inserm)

Mission principale
Au sein de l'Unité Mixte de Recherche Stabilité Génétique, Cellules Souches et Radiations (UMRE008-U1274) située sur le site du CEA de Fontenay-aux-Roses, l'assistant-e en gestion administrative accompagnera le directeur dans la gestion administrative, financière et des ressources humaines de l'Unité. L'agent fera le lien entre l'Unité et les différents services (financiers, ressources humaines) des 4 tutelles de l'Unité.

Activités principales
Finances :

·assister le directeur et les chefs d'équipes dans la gestion de leurs budgets

·accompagner les chefs d'équipe lors de leurs réponses aux appels d'offres nationaux et internationaux

·contrôler et valider les commandes Inserm/Universités des prescripteurs, suivre les livraisons et certifier le service fait, suivre la facturation des commandes

·organiser les déplacements des personnels Inserm et universités (réservation des billets de transport, de l'hôtel, inscription au congrès) et procéder au remboursement des frais de mission sur justificatifs.

Ressources humaines :

·constituer et suivre les dossiers de recrutement sur vacations/CDD/CDI jusqu'à la mise en place du contrat de travail

·constituer les dossiers d'accueil en stage, préparer et suivre le versement des gratifications, élaborer et suivre le planning des congés des stagiaires

·coordonner diverses campagnes Inserm/Universités (entretiens professionnels, promotions, CET)

Formation :

·synthétiser et relayer au personnel les actions de formations organisées par l'Inserm

·suivre les demandes de formation émises par le personnel

·relayer les besoins de formation du personnel à l'Inserm et organiser une action de formation ciblée, le cas échéant

Communication :

·organiser et assurer la logistique de diverses manifestations : soutenance de thèse, journées scientifiques (2 fois par an), congrès internationaux sur site le cas échéant

·solliciter des financements auprès des fournisseurs pour la tenue de ces journées;

·actualiser la base des productions des chercheurs.

Assistanat :

·planifier les réunions du directeur de l'Unité et des chefs d'équipe;

·participer à la rédaction des comptes-rendus de réunions (chefs d'équipe, conseil de laboratoire);

·répondre aux différentes requêtes des tutelles, synthétiser les données et les présenter (effectifs, budgets).

Connaissances
·connaissances en droit public et droit des contrats,

·techniques d'élaboration de documents,

·connaissances budgétaires générales,

·connaissances générales des ressources humaines,

·langue anglaise : B1 CERCL

Savoir-faire
·réaliser des synthèses, des tableaux et des graphiques,

·rédiger des rapports ou des documents,

·savoir rendre compte

Aptitudes
·organisation,

·polyvalence,

·réactivité,

·fiabilité,

·discrétion,

·sens relationnel.