Gestionnaire Administratif et Financier H/F Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
Aix-en-Provence - 13 Fonctionnaire- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
DÉFINITION SYNTHÉTIQUE DU POSTE
Assurer la gestion administrative et financière d'opérations à financements diversifiés : financeurs publics (Pôle Emploi, Conseil Régional...) entreprises, OPCO :
- Suivre et enregistrer les informations en provenance des membres du GIP-FCIP (GRETA) et des partenaires externes : financeurs et chefs de projet de ces opérations, fournisseurs de prestations, etc
- Contrôler les factures transmises par les opérateurs du GIP-FCIP (GRETA et partenaires externes) avant envoi au financeur
- Contribuer à la réponse administrative et technique aux appels d'offres.
La mission s'effectue sous la responsabilité du chef du Pôle Formation continue et en lien étroit avec la directrice technique du GIP-FCIP, la responsable des marchés publics et les gestionnaires administratifs et financiers du service.
Activitésprincipales
Assurer le suivi opérationnel administratif et financier des opérations jusqu'à la facturation et jusqu'au compte-rendu final (bilan)
- Suivre et traiter les bons de commandes, alimenter la base de données de suivi extra-comptable du dispositif, gérer la boite mail
- Assurer le suivi administratif spécifique des sous-traitants
- Consolider les indicateurs relatifs aux bilans de fin de formation et aux enquêtes satisfaction
- Contrôler les factures transmises par les opérateurs dans le respect de la procédure de facturation propre au(x) financeur(s)
- Valider les factures dans les différentes plateformes dématérialisées (KAIROS - CHORUS...)
- À partir des extractions de Chorus, élaboration des factures de frais de gestion du GIP FCIP avec saisie dans l'outil d'information budgétaire et comptable Cegid Y2
- Saisir les éléments de la facture dans le(s) tableau(x) de suivis spécifiques à chaque financeur
- Conseiller les opérateurs concernant la facturation
- Relancer les opérateurs qui n'ont pas facturés
- Contribuer à la préparation du budget annuel du pôle et des budgets rectificatifsainsi qu'à la réalisation du bilan pédagogique et financier du GIP
- Participer à la constitution des dossiers administratifs et techniques pour les réponses à des appels d'offres
- Assurer les relations avec : les services administratifs et financiers des GRETA, des entreprises prestataires, des donneurs d'ordre publics ou privés, le service commun et le service comptable du GIP
- Archiver les pièces de facturation : électronique et papier pour les pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers.
Le profil recherché
Titulaire d'un Bac à Bac +2.
Expérience significative de la gestion administrative et financière
- Aix-en-Provence - 13
- Fonctionnaire
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