Université Lyon1 - Secrétaire H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Gestion administrative du Master 2 Ingénierie de la santé : management de la qualité des organisations
- Accueillir, informer et orienter les intervenants extérieurs et les visiteurs
- Gérer les informations à transmettre à l'équipe pédagogique
- Assurer le suivi administratif des étudiants/stagiaires, qu'ils soient en formation initiale, formation continue ou en VAE
- Organiser le déroulement des campagnes de sélection (M2 et DUs)
- Mettre à disposition les moyens matériels nécessaires au déroulement des enseignements (notamment travaux de reprographie)
- Réserver les salles en fonction des emplois du temps des formations et pour les examens
- Organiser la logistique autour des examens (approvisionnement des brouillons et des copies vierges, reprographie des sujets, réalisation de l'anonymat, recueil des notes, etc.)
- Réceptionner, traiter et diffuser les offres de stage et les offres d'emploi
- Préparer les conventions entre l'ISPB et les lieux de stage (pour le cursus M2)
- Gérer les relations avec les maîtres de stage (envoi et recueil des fiches d'appréciation)
- Gérer les rapports de stage : réception, distribution aux membres des jurys et archivage
- Suivre l'insertion professionnelle des étudiants M2
- Gérer les commandes du Pôle (recherche de fournisseurs, demande de devis, saisie des précommandes sur le logiciel SIFAC, engagement des dépenses, réception des commandes et vérification des bons de livraisons, traitement des factures)
- Suivre la comptabilité du Pôle de formation avec l'aide du Pôle de Gestion Financière Santé
- Sauvegarder ou archiver des données (papier ou informatique)

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
PACK OFFICICE, OUTLOOK
Logiciel de gestion des salles : ADE
Logiciel de gestion des conventions de stage : Mon stage
Logiciel de gestion des étudiants : APOGEE