Gestionnaire des Réservations d'Espaces H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le-la gestionnaire des réservations d'espaces a pour mission principale d'assurer la gestion des réservations des salles et espaces des 2 bâtiments au moyen du logiciel ADE, et en collaboration avec un.e collègue (130 espaces)
Il-elle traite également les demandes de réservation via l'adresse courriel générique du service
Il-elle gère la réservation de la flotte des véhicules du département via un logiciel interne
Il-elle assiste la responsable du service dans l'organisation de la location des espaces pour des congrès, cérémonies, séminaires,
concours, tournages etc

Activités principales et associées
- Attribuer des espaces d'enseignement, d'examen et de réunion, en fonction des calendriers annuels, des disponibilité des espaces, matériels et des ressources humaines.
- Apporter assistance et conseil aux secrétariats pédagogiques pour l'utilisation du logiciel pour les demandes de réservation de salles pour les enseignements et l'élaboration des emplois du temps
- Suivre et traiter les demandes de réservations via la boite mail du service et relancer si nécessaire les interlocuteurs concernés
- Gérer les réservations de véhicules
- Gérer les réservations de véhicules
- Organiser les prêts de matériels selon les catégories d'événements, en lien avec les autres services (audiovisuel, logistique, communication etc.)
- Assurer une continuité du service en assistant et /ou suppléant la collègue référente des examens, cérémonies et des locations de salles d'après-thèse
- Traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement du service
- Appliquer les procédures et règles de classement

Les activités présentées sont évolutives et s'inscrivent dans la construction des différents services de l'UFR3S.