Chef de Projets Événementiel - Marketing - Events - Stage H/F Invox

est une basée à Lyon. Depuis plus de 13 ans, nos 40 experts accompagnent les directions marketing B2B sur leurs stratégies d'acquisition : création de contenus, SEO, Social Media et Marketing Automation.

Chaque année, nous organisons (), l'événement lyonnais des directions marketing B2B. La conférence se tient aux Subsistances, à Lyon, et réunit plus de 200 professionnels du marketing B2B le temps d'une journée. Le matin, des keynotes inspirantes sont réservées aux CMO. L'après-midi, des ateliers pratiques s'adressent aux équipes opérationnelles. La journée inclut aussi un Techfloor dédié aux outils marketing, du networking entre pairs et un afterwork. En 2027, DemandGen' fête sa 3e édition, et on a besoin de mains fortes pour faire de cette nouvelle édition un joli succès ! 🎉

Au sein de l'équipe Marketing d'Invox, tu co-construis cet événement aux côtés du CEO de l'agence et de la Marketing Manager, de la préparation jusqu'au jour J.

Tu aimes quand tout est carré en coulisses pour que tout soit fluide côté participants ? Tu sais jongler entre un devis prestataire, un brief graphique et une session de relances par téléphone dans la même matinée ? Tu as envie de vivre l'organisation d'un événement B2B de bout en bout ?

Voici les principales missions du stage chez Invox :

Supports et promotion de l'événement :

• Orchestrer et/ou mettre à jour la création graphique des différents supports de communication : billets, visuels Social Media, goodies etc.
• Créer et paramétrer la billetterie en ligne (Yurplan) : gestion de la plateforme, suivi des inscriptions, relances, envoi de codes promotionnels, gestion des invitations etc.
• Participer à l'exécution de la campagne de promotion de l'événement, notamment par la création de contenus : mails teasing, mails participants, posts LinkedIn, kits de communication etc.

Contact & invitations :

• Contribuer à remplir l'événement : identifier les bons profils et les inviter, par email comme par téléphone
• Mener les calls et les relances téléphoniques auprès des invités et des pré-inscrits
• Assurer le suivi des inscriptions, de la demande de participation jusqu'à l'envoi du billet
• Participer à la création et à l'envoi des campagnes d'invitation par email

Prestataires et logistique :

• Réaliser les demandes de devis auprès des prestataires et assurer le lien avec eux jusqu'au jour J : traiteur, vidéo, goodies, imprimeurs, supports de communication
• Participer à la gestion opérationnelle de DemandGen'

Coordination interne :

• Animer la communication auprès des équipes de l'agence pour mobiliser les troupes et leur partager les avancées, les besoins etc.
• Identifier les équipes à impliquer le jour J pour le bon déroulé de l'événement

Gestion des speakers :

• Chouchouter nos speakers, de la confirmation de leur intervention jusqu'au jour J
• Organiser leur venue : réservation des trains et des hôtels, transferts
• Coordonner le planning des interventions : horaires de passage, répétitions, timing
• Recueillir et anticiper leurs besoins (supports de présentation, matériel technique, accessibilité, régimes alimentaires) pour qu'ils n'aient qu'à monter sur scène

Autres missions ponctuelles en événementiel :

• Aider l'équipe dans l'animation du Club Invox, la communauté de 200 membres actifs qu'Invox réunit tout au long de l'année autour de petits-déjeuners, afterworks, mâchons ou dîners. C'est un savant mix de contenus, d'événements exclusifs, de formations, de veille et de bonnes pratiques sur tous les sujets qui font la Lead Gen' et la Demand Gen' B2B.
• Contribuer à l'organisation de ces rendez-vous, de l'invitation au jour J