03120 - Assistant Administratif en Charge du Suivi du Pdi Pau H/F Conseils départementaux
- Pau - 64
- Fonctionnaire
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Assistant administratif
Sous la responsabilité du Chef de service du Pilotage et suivi du Programme départemental d'insertion, l'agent:
-assure la gestion administrative de différents dossiers inhérents au service;
-effectue la saisie de l'activité générale du service dans les tableaux de bord dédiés.
1-Missions FSE
-Est référent administratif dans le domaine des opérations FSE portées par la Direction.
-Sécurise la chaîne de traitement administratif des questionnaires FSE et de l'ensemble des
documents afférents aux différentes opérations:-crée le dossier informatique pour sauvegarder les pièces nécessaires au contrôle de service fait à la suite de la demande d'échantillonnage émanant du FSE;
-met à jour hebdomadairement les enregistrements de la plateforme et repère les erreurs.
-Centralise les pièces exigées pour le bilan (quotités de temps, rendez-vous ALIE).
2-Gestion administrative
* Sur la gestion des immersions professionnelles:
- instruit, traite et assure le suivi des immersions professionnelles ;
- met à jour le tableau de bord relatif au suivi des immersions ;
- dépose l'ensemble des pièces justificatives dans la GED;
- est l'interlocuteur privilégié de l'ensemble des prescripteurs : information, conseil, recherche de solutions adaptées.
* Sur la gestion des marchés:
- gère la saisie des bons de commande, les annulations et transmet au prestataire;
- dépose les éléments dans la GED;
- participe au contrôle des bilans avant facturation;
- actualise les tableaux de suivi de consommation.
* Sur la gestion des conventions:- soutient les gestionnaires en charge des conventions (saisie Astre, évaluation des actions, demandes de mises en paiement);
- participe à la saisie des données et enregistrements de documents sous Smart Public;
- veille à la mise à jour régulière des fiches structures;
- effectue une relecture des notifications et conventions, les imprime pour mise sous parapheur lors des Commissions permanentes / sessions;
- adresse les notifications par mail aux partenaires;
- enregistre les conventions signées et informe les gestionnaires pour les demandes de mise en paiement;
- actualise les tableaux de suivi.
* Sur la gestion de l'activité générale du service:
- élabore et actualise les tableaux de bord relatifs aux activités des territoires, à l'activité globale du service.
3-Mission de Responsable de gestion de compte (RGC)
*Est référente GED pour la DREIS;
*Est référente RESOLVO et PYTHEAS pour le service;
*Est référente France Travail pour l'ouverture des habilitations des agents.
Le profil recherché
Connaissances générales:
- Maîtrise de l'expression écrite et orale;
- Maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, Powerpoint, Internet ;
- Connaissance de l'environnement territorial, du fonctionnement et processus de décision de l'Institution départementale.
Savoir-faire relationnel:
- Posséder des qualités relationnelles : capacité d'écoute, de dialogue, d'analyse et de
reformulation;
- Disposer d'un bon relationnel et des aptitudes pédagogiques pour former les agents aux
procédures;
- Savoir prioriser les demandes ;
- Savoir travailler sous délégation et rendre compte à son supérieur ;
- Savoir alerter son supérieur sur les éventuels dysfonctionnements ;
- Savoir être force de proposition ;
- Savoir travailler en équipe et en réseau
Publiée le 06/11/2026 - Réf : O064261102001341
