Agent Polyvalent Accueil Titres Sécurisés et État Civil - Commune du Pontet - Mairie H/F Communes

Service accueil/état civil - Pôle Services à la population

1 : Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public
Renseigner, informer, conseiller les usagers
Orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service compétent
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Ouvrir et fermer le portail d'accès du public aux horaires prévus
Relever le courrier de la boite aux lettres du CAM à chaque ouverture du portail
Assurer le remplacement de l'accueil de la mairie en fonction des besoins
2 : Traitement et saisies administratives
Recevoir, traiter et saisir les diverses demandes des usagers (CNI, passeport, certificat de vie, légalisation de signature, recensement citoyen, ...)
Vérifier la validité des informations traitées
Rédiger et mettre en forme tout type de courrier et document
Recevoir et traiter les courriers électroniques
Suivre les procédures et décisions administratives
3 : Planification et suivi
Prendre et organiser les rendez-vous pour les titres sécurisés (CNI, passeport)
Effectuer un suivi des dossiers en cours avec transmission d'information
4 : Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
Trier, classer et archiver les documents
Tenir à jour les brochures et les flyers destinés au public
5 : Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'état civil
Vérifier l'exactitude des informations fournies par les usagers et contrôler l'authenticité des documents présentés.
Etablir les différents actes d'état civil
6 : Gestion administrative du cimetière
Délivrer et contrôler les titres de concessions
Procéder à toutes les opérations administratives concernant la gestion des inhumations / exhumations et travaux dans les cimetières
7 : Etablissement des dossiers de mariage
Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel
Vérifier le dossier de mariage et établir les actes de publication en vue de leur affichage
Préparer la cérémonie de mariage (acte, texte du consentement, livret de famille, ...)
8 : Tenue administrative des registres d'état civil
Traiter les demandes de copies ou extraits d'actes d'état civil
Fournir les documents demandés dans le respect des procédures administratives
Assurer la bonne conservation des registres de l'état civil, en garantissant leur intégrité et leur confidentialité
Moyens mis à disposition :
Téléphone
Ordinateur de bureau
Logiciels métiers
Conditions d'exercice :
Travail de bureau,
Temps de travail hebdomadaire de 37h30/semaine : 08h15-12h00 et 13h15-17h00 du lundi au vendredi et 08h15-12h00 certains samedis selon le planning de rotation des agents (lundi matin non travaillé)