Hôtesse d'Accueil - Secrétaire Médicale H/F EMEIS

Gestion des appels téléphoniques :
- Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
- Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires
- Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation
- Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
- Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour
la liste téléphonique des résidents présents
- Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence
- Transmettre le standard en fin de poste

Accueil physique :
- Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes
pratiques
- Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations
fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction
- Remettre le livret d'accueil au résident
- Gérer et remettre les cartes d'accès aux résidents, visiteurs et entreprises
- Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
- S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la

Activités administratives :
- Gérer les commandes de prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, produits
d'incontinence, cartes postales, télécopies/ photocopies, abonnement TV, télécommandes, casques audio,
repas accompagnants, ...
- Gérer les jeux mis à disposition des résidents
- Afficher les programmes d'animation et les menus
- Assurer la vente et approvisionner le stock des produits dans la « boutique » (crayons, dentifrice...)
- Assurer le suivi des commandes de repas du personnel (inscription ou vente de tickets)
- Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents
- Assurer les encaissements et les remises bancaires
- Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer à la
comptabilité une fois par semaine
- Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs, ...)
pour la résidence comme pour les résidents
- Classer les copies des courriers. Ranger les archives.
- Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents
- Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents
- Saisir quotidiennement dans l'outil informatique le taux d'occupation
- Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et
autres indicateurs
- Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes. Connaitre les procédures d'urgence