Assistant du Chef de Groupement Prévention - Sdis de Loire-Atlantique H/F Services départementaux d'incendie et de secours

Sous l'autorité du chef de groupement prévention, l'assistant(e) a pour mission d'organiser son agenda professionnel et d'assurer le suivi, la coordination et la communication de lensemble des dossiers participant au fonctionnement du groupement. Il/elle participe en outre au suivi des dossiers ERP sur un secteur géographique déterminé et assure le suivi du secrétariat de la Sous-Commission Départementale de Sécurité.

Activité 1 - Gestion administrative des dossiers de prévention
- Réceptionner et enregistrer les dossiers transmis au service
- Créer, actualiser et classer les dossiers administratifs et techniques
- Assurer le suivi des dossiers en cours
- Préparer les dossiers pour leur transmission aux préventionnistes chargés de l'instruction
- Editer les ordres du jour, rapports de présentation, comptes-rendus et procès-verbaux de la sous-commission départementale de sécurité
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers traités
Etablissements Recevant du Public ;
Dossiers de construction, transformation, extension ou réhabilitation

Activité 2 - Accueil, relations avec les interlocuteurs et secrétariat du service
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique du service
- Répondre aux demandes administratives de premier niveau
- Orienter les demandes vers le préventionniste
- Assurer les échanges avec les collectivités, exploitants, maîtres d'ouvrage, bureaux d'études et particuliers
- Organiser les rendez-vous et réunions du service
- Rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus, convocations et documents administratifs

Activité 3 - Assurer l'appui du chef de groupement
- Agenda, organisation des rendez-vous et réunions
- Gestion des courriers et courriels
- Préparation et mise en forme des documents
- Suivi des dossiers groupement en termes de :
Ressources humaines
Formation
Logistique
Activité 4 - Gestion des examens SSIAP
- Gérer et suivre les dossiers d'examen SSIAP et d'agrément des organismes de formation au niveau départemental
- Être l'interlocuteur du groupement prévention auprès des organismes de formation
- Être l'interlocuteur du groupement prévention auprès du service système d'info, pilotage, appui gestion ressources humaines

Activité 5 - Appui au fonctionnement et au pilotage du service
- Élaborer et actualiser des tableaux de bord
- Produire des statistiques d'activité
- Participer à l'amélioration des procédures administratives et des outils de suivi
- Contribuer à la diffusion des informations et consignes internes du service