Assistant de Direction - Direction de la Pmi-Ps H/F DEPARTEMENT DE SEINE ET MARNE

Sous la hiérarchie du Directeur de la Protection maternelle et Infantile et de la promotion de la santé (DPMIPS), vous êtes le collaborateur dédié à l'efficacité du Directeur, du Directeur adjoint, et du Médecin départemental de PMI et du directeur médical. Vous apportez une aide permanente au cadre en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous avez un rôle de facilitateur et de personne ressource en anticipant les réunions et les saisines du directeur, du directeur adjoint et Médecin départemental de PMI et du directeur médical.

A ce titre, vous avez en charge de :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Gérer et organiser le travail quotidien, la prévision des congés et les absences pour assurer la continuité du service
- Gérer les agendas, planifier les rendez-vous, les réunions et instances
- Préparer les réunions (logistique et administratif), et être garant du calendrier de préparation
- Participer aux réunions, prendre des notes
- Traiter et suivre le courrier ELISE, suivre les parapheurs
- Rédiger des notes, des courriers et des comptes rendus
- Soutenir et aider dans la conception de documents écrits, conception des écrits et des supports de présentation et de communication de la direction
- Mettre en forme des documents (Word, Excel, Power point etc....)
- Suivre les projets de délibération de la direction en s'assurant du respect du rétroplanning, en centralisant les informations à son niveau, en veillant à une relecture des projets de délibération (orthographe, grammaire etc.)
- Organiser et structurer le classement des documents et dossiers de la direction sur support informatique, et s'inscrire dans une démarche de dématérialisation au sein de la Direction
- S'assurer de la bonne tenue et de l'actualisation des différents tableaux de bords et de suivi de la Direction
- Assurer l'interface entre la direction concernée et ses principaux interlocuteurs
- Tenir et mettre à jour la documentation de la Direction (suivi articles de presse, photocopies...)

Vous avez également pour missions :
- Suivi des fournitures
- Gestion de l'espace collaboratif
- Référent administratif pour certains dossiers transversaux : communication, archivage, ELISE, RADD,...
- Organisation de l'accueil des nouveaux arrivants
- Appui à la préparation logistique de journées professionnelles et d'information
- Suivi d'évènement et manifestation
- Suivi de tableaux de bord de la direction
- Gestion de dossiers spécifiques à la demande du Directeur ou du directeur adjoint

Diplôme de niveau 5 - Bac +2 souhaité
- Horaires variables
- Titres restaurant (7 €/jour travaillé, participation employeur à minima 50 %)
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
- Participation de l'employeur à votre cotisation de mutuelle santé
- Régime de prévoyance obligatoire
- Prestations sociales et Comité d'oeuvres sociales (COS77)
- Offres de formations
- Parcours managérial
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration selon les postes
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.