Assistante Administrative et Financière - Conservatoire de Martinique H/F Etablissements publics locaux

Sous la responsabilité hiérarchique du Préfigurateur du Conservatoire, vous assurez la gestion administrative et financière de l'établissement pendant la phase de préfiguration puis au démarrage de la régie autonome. Point de contact central des élèves - majoritairement jeunes -, des familles et des artistes-enseignants, vous faites preuve d'efficacité et de réactivité au quotidien.

Activités
* Accueillir physiquement et par téléphone les élèves, les familles, les artistes-enseignants et les partenaires ; informer et orienter les jeunes et leurs parents sur les cursus et les démarches.
* Gérer la scolarité : campagnes d'inscription et de réinscription, dossiers élèves, base de données (logiciel de gestion d'école).
* Établir et mettre à jour les plannings de cours, d'occupation des salles et des examens, y compris en contexte multi-sites.
* Saisir et suivre les engagements, bons de commande et factures dans le logiciel financier de la CTM ; tenir les tableaux de suivi de l'exécution budgétaire et alerter sur les écarts.
* Gérer la facturation des droits d'inscription et le suivi des encaissements ; participer à la régie de recettes le cas échéant.
* Rédiger courriers, notes, convocations, attestations et comptes rendus ; assurer le classement et l'archivage.
* Contribuer à la mise en place des procédures administratives d'ouverture (inscriptions, tarification, règlements, prêts, conventions, circuits de validation).
Activités annexes
* Préparer les dossiers des réunions (COTECH, conseils pédagogiques) et assurer le secrétariat de séance.
* Gérer l'agenda et les déplacements du·de la Directeur·trice ; contribuer au tableau de bord et au reporting.
* Appuyer la logistique administrative des auditions, restitutions et spectacles (conventions, autorisations parentales, droit à l'image).
* Participer à l'accueil administratif des artistes-enseignants (dossiers, emplois du temps) en lien avec la DRH.
* Préparer les éléments financiers des demandes de subvention et des bilans.
* Relayer l'information interne et contribuer à la communication de proximité auprès des familles.



CONDITIONS D'EXERCICE
Spécificités du poste
- Poste à temps complet ; horaires adaptables en fonction des activités artistiques : service possible en fin d'après-midi, en soirée ou le samedi (cours, auditions, spectacles), compensé selon le règlement du temps de travail de la CTM.
- Pics d'activité : rentrée et inscriptions, examens de fin d'année, saison des restitutions, clôture budgétaire ; congés à privilégier hors de ces périodes.
- Déplacements ponctuels sur les sites du réseau (cycles 1-2).