Chargé de Gestion Économique et Financière et des Services Généraux H/F Ecole Normale Sociale

Le candidat assurera les missions suivantes :

1. Gestion économique et financière

- Assurer le suivi et le contrôle de la facturation des différents services de l'association.
- Élaborer les tableaux de bord, suivre les indicateurs de gestion, analyser les écarts et rendre compte à la Direction générale et au Bureau.
- Appuyer la Direction générale dans l'élaboration des budgets prévisionnels, plans de trésorerie et projets d'investissement.
- Rédiger et suivre les conventions partenariales, de subvention et de mise à disposition de salles.
- Préparer les budgets des appels à projets, les demandes de subvention et les comptes rendus financiers.
- Participer à l'élaboration du rapport d'activité sur les aspects administratifs et financiers.
- Assurer le suivi des subventions et financements : dossiers, outils de suivi, classement et encaissements.
- Suivre les paiements, les encaissements, la trésorerie et effectuer les rapprochements bancaires.
- Réaliser les travaux comptables sous la supervision du cabinet d'expertise comptable : classement des pièces, enregistrement des factures, imputations analytiques, écritures comptables et préparation des clôtures.
- Gérer les remboursements de frais professionnels et les gratifications des stagiaires.
- Accompagner les responsables de pôle dans le suivi de leur facturation.
- Assurer une veille réglementaire en matière comptable, financière et fiscale.
- Établir les variables de paie des vacataires, préparer les documents de fin de contrat et les attestations de salaire destinées à la CPAM.

2. Gestion des services et moyens généraux

- Assurer la gestion et le suivi des prestataires (électricité, informatique, photocopieurs, ascenseurs, assurances, entretien des locaux, etc.).
- Suivre les contrats, leurs échéances, les renouvellements et les déclarations de sinistres.
- Organiser et suivre les interventions de maintenance, de contrôle et d'urgence.
- Veiller au respect des obligations de santé et de sécurité au travail dans les ERP : commissions de sécurité, exercices incendie, prévention et formation du personnel.
- Gérer le matériel : référencement, stocks, renouvellement et rangement des réserves.
- Organiser les commandes, la réception et la distribution des fournitures.
- Assurer le réapprovisionnement des photocopieurs en papier et cartouches, ainsi que le recyclage des cartouches usagées.
- Veiller au bon état des locaux sur les trois sites : propreté, agencement des salles, identification des dysfonctionnements et mise en sécurité en cas d'incident.
- Gérer les demandes de location et de mise à disposition des salles : réservations, conventions et suivi des paiements.
- Assurer le suivi administratif, le classement et l'accessibilité des documents.
- Rendre compte de son activité lors d'une réunion hebdomadaire ou à la demande de la Responsable des services généraux.

3. Suivi des prestataires du service centre de formation

- Contrôler mensuellement la complétude des contrats des prestataires de service du centre de formation et assurer le suivi auprès de la DG et du cabinet d'expertise comptable
- Réaliser les tableaux de suivi des règlements des prestataires de service du centre de formation

4. Tenue de la caisse pour les dépenses courantes de l'association

5. Missions complémentaires :

- Participer au comité de direction à la demande de la direction générale
- Participer à l'accueil téléphonique de l'association
- Gérer le courrier
- Rendre compte de son activité une fois par semaine lors de la réunion hebdomadaire, ou à la demande de la responsable des services généraux.

Vos compétences : La mission nécessite :

- Une maîtrise des outils de gestion économique et financière
- Une maîtrise des techniques et des logiciels de comptabilité
- De réelles aptitudes rédactionnelles (syntaxe, règles d'orthographe et de grammaire).
- Un esprit de synthèse et une aptitude à communiquer à l'oral
- Une maîtrise des outils bureautique (Pack office et Logiciels internes),
- Capacité à organiser, prioriser et planifier son travail.
- Transmettre les informations utiles aux partenaires interne et externe de travail.
- Une réelle capacité d'écoute et un goût pour le travail en équipe
- Un sens de la discrétion professionnelle et de la confidentialité

Profil recherché : Vous serez le candidat idéal si vous avez :

- Une expérience professionnelle significative (3 ans minimum souhaité) sur des fonctions similaires à l'idéal dans le secteur associatif ou de l'ESS
- Une formation supérieure en comptabilité /gestion (BTS/ DUT ou équivalent)
- Une maîtrise de la méthodologie de pilotage et d'accompagnement de projets/ d'entreprises (associations, coopératives, entreprises commerciales de l'ESS) et de l'animation de groupes
- Une maîtrise de l'analyse budgétaire et financière
- Un caractère exigeant et rigoureux

Autonomie du poste Positionnement hiérarchique :

- Rend compte à la Directrice Générale sur l'ensemble de ses missions Relations avec les autres membres de l'ENS :
- Collabore sur toutes les activités ou projets nécessitant un travail d'équipe au sein de l'ENS
- Collabore principalement avec l'équipe de direction générale de l'ENS et le service Comptable

Conditions d'emploi :

- Recrutement en CDI temps plein (39h)
- Rémunération selon la Convention Collective Nationale 66 - Statut cadre
- Tickets restaurant, mutuelle d'entreprise, RTT et Congé trimestriel.
- Poste exercé exclusivement en présentiel.

L'Ecole Normale Sociale (ENS) est une association reconnue d'intérêt général, située à Paris dans le 18e arrondissement. Depuis 1911, elle est pionnière dans l'histoire du travail social et développe aujourd'hui son projet associatif basé sur l'originalité de son organisation et de sa pédagogie. Trois domaines d'expertises au sein d'un même site : un centre de formation, un pôle linguistique et un centre social.

Dans le cadre d'une création de poste et afin de renforcer les fonctions supports de l'association, l'École Normale Sociale (ENS) recrute un chargé de gestion économique et financière et des services généraux.

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale de l'association et sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable des services généraux, le candidat assure des missions d'appui à la gestion économique et financière de l'association et prend en charge la gestion des services et moyens généraux.