Pmo Cybersécurité H/F LeHibou

Le besoin

Notre client dans le secteur Santé et pharma recherche un/une PMO - Program Management Officer IT H/F

Description de la mission :

Contexte de la prestation

Sous la direction du Directeur de programme Cybersécurité et selon la vision de pilotage définie conjointement avec le PMO portefeuille, le PMO anime et coordonne les équipes pour les aspects de gestion de projet. Il accompagne trois directeurs de projet sur un portefeuille d'environ dix projets, représentant un budget global d'environ 3 millions d'euros. Il apporte une vision consolidée, fiable et exploitable afin de faciliter la priorisation, les arbitrages et la prise de décision du management.

Description de la prestation

Missions :

- Jouer un rôle central dans le pilotage et la structuration du portefeuille de projets Cybersécurité.

- Animer les équipes sous la direction et selon la vision du directeur de programme Cybersécurité et du PMO portefeuille pour les aspects de gestion.

- Accompagner les chefs de projet et les parties prenantes afin de garantir une exécution maîtrisée en matière de planning, budget, risques, ressources et qualité.

- Donner au management une vision consolidée permettant de prioriser, d'arbitrer et de prendre les décisions nécessaires.

Positionnement attendu

- Le PMO est un facilitateur du pilotage et de la décision. Il ne se limite pas à produire des reportings ou à rédiger des comptes rendus : il sécurise la qualité des informations, anticipe les besoins et les dérives, met en évidence les arbitrages requis et contribue activement à l'avancement des projets.

- Le PMO sera force de proposition pour les sujets du programme.

1. Pilotage et suivi du portefeuille

- Développer, fiabiliser et suivre les tableaux de bord de trois directeurs de projet, couvrant environ dix projets et un budget global d'environ 3 millions d'euros.

- Structurer et maintenir les plannings projets, suivre les phases, les livrables, les jalons et les engagements.

- Identifier les écarts entre le réalisé et le planifié, les signaux faibles et les risques de dérive.

- Préparer et animer les points de suivi avec les chefs de projet et les équipes.

- Centraliser les informations clés et challenger les chefs de projet lorsque les données sont incomplètes, incohérentes ou insuffisamment étayées.

2. Reporting, gouvernance et aide à la décision

- Transformer le reporting en informations claires, synthétiques et exploitables par le management.

- Construire et maintenir les tableaux de bord consolidés : avancement, budget, planning, risques, ressources et indicateurs clés de performance.

- Préparer les supports de présentation des comités et réunions, ainsi que les comptes rendus.

- Formaliser les décisions, les actions, les responsables, les échéances et les points d'attention, puis assurer leur suivi jusqu'à clôture.

- Modéliser les concepts et les idées.

- Faire émerger les décisions et arbitrages nécessaires plutôt que de simplement constater les problèmes.

- Garantir la fiabilité, la cohérence et le respect des délais de production des données communiquées au management.

3. Gestion des risques, actions et dépendances

- Identifier, documenter et suivre les risques, hypothèses, problèmes et dépendances dans un registre RAID.

- Alerter rapidement en cas de dérive ou de risque majeur et contribuer à la définition des plans d'actions correctifs.

- Identifier les dépendances entre projets, équipes et fournisseurs, et faciliter leur coordination.

- Suivre la réalisation et la clôture des actions dans les délais convenus.

4. Suivi financier

- Suivre les budgets, les dépenses et les engagements des projets.

- Comparer le budget prévisionnel au réalisé, analyser les écarts et leurs causes.

- Participer aux forecasts et aux réestimations budgétaires.

- Suivre les engagements fournisseurs et les coûts externes.

- Lancer les commandes, préparer les contrat, suivi administratifs et utilisation des outils associés

5. Gestion des ressources et de la capacité

- Consolider la capacité, la charge, les allocations et la disponibilité des équipes.

- Identifier les besoins en ressources et mettre en évidence les situations de surcharge ou de sous-capacité.

- Faciliter les arbitrages de ressources entre projets lorsque nécessaire.

6. Méthodes et amélioration continue

- Mettre en place des processus de pilotage simples, efficaces et réellement utilisés par les équipes.

- Faire appliquer et faire évoluer les standards et bonnes pratiques de gestion de projet.

- Mettre à disposition les modèles, outils et règles de gestion nécessaires au pilotage.

- Capitaliser sur les retours d'expérience et diffuser les bonnes pratiques.

Indicateurs de performance de la prestation

- Création, fiabilité et ponctualité du reporting, des tableaux de bord et des présentations.

- Qualité de l'identification des actions, de l'attribution des responsables et du suivi jusqu'à la clôture.

- Respect des délais de production des reportings et de préparation des instances.

- Taux de respect des jalons projets.

- Nombre et évolution des risques et problèmes critiques.

- Qualité du suivi budgétaire et maîtrise de l'écart entre budget prévisionnel et réalisé.

- Visibilité fournie sur la capacité, la charge et les ressources.

- Taux de clôture des actions dans les délais.

- Satisfaction des chefs de projet et du management.

- Amélioration continue et adoption des processus de pilotage.

Compétences techniques recherchées

- Création de plan de projets, suivi au niveau d'un programme. Utilisation d'outils à discrétion (toute proposition sera considérée, MS Project, Jira, Monday, Smartsheet, Planview ou autre)

- Capacité démontrée à construire des tableaux de bord et des indicateurs pertinents, fiables et orientés décision.

- Maîtrise de la gestion de projet, du suivi de portefeuille et de la gouvernance.

- Très bonne maîtrise d'Excel et de PowerPoint.

- Bonne compréhension du suivi budgétaire et financier.

Profil

- Formation supérieure en gestion de projet, management, ingénierie, finance, business ou IT ou domaine similaire.

- Expérience confirmée en PMO, gestion de projet, gestion de portefeuille ou transformation.

- Expérience dans un environnement IT ou Cybersécurité appréciée.

- Anglais professionnel, notamment dans un environnement international.

Compétences / Qualités indispensables :

PMO et gestion de portefeuille de projets, Pilotage de projets Cybersécurité en environnement IT, Reporting, tableaux de bord et aide à la décision, Suivi budgétaire et financier, Gestion des risques, actions et dépendances, Excel et PowerPoint

Compétences / Qualités qui seraient un + :

Informations concernant le télétravail :

Oui - 2 jours/semaine