Assistant AdministratiFVe en Charge du Secrétariat des Instances et des Pôles Carrières Et... H/F Etablissements publics locaux
- Luisant - 28
- CDD
- Bac
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Placé(e) sous l'autorité de la Directrice générale adjointe, l'agent sera chargé(e) d'assurer le secrétariat des instances paritaires rattachées au CDG et d'assurer l'assistance administrative du pôle gestion des carrières (composé d'une responsable de pôle et 4 gestionnaires) et du pôle conseil juridique en ressources humaines (composé de 3 juristes).
- Des missions de secrétariat des instances paritaires rattachés au CDG (CAP, CCP, le CST et les conseils de discipline) en lien avec la Direction générale, la responsable du pôle gestion des carrières et les gestionnaires et juristes, incluant :
* La rédaction et envoi des convocations et ordre du jour,
* La logistique (gestion des agendas, réservations de salle, défraiement, chevalets, café, installation de la séance...),
* Le suivi du quorum (appel aux membres...),
* La participation en séance,
* La rédaction des PV (en lien avec l'agent référent de l'instance) et des avis pour les collectivités et agents le cas échéant, et transmission des PV aux membres,
* La réalisation des copies des avis aux gestionnaires et mention sur outil informatique,
* Le suivi de la composition des instances (tableaux de bords, remplacement, mention sur Ciril),
* La gestion des demandes de révision de comptes rendus d'évaluation annuelle en vue de leur examen en CAP,
* Assurer le suivi du recensement annuel des effectifs au CST,
* Affichage des arrêtés de désignation pour le conseil de discipline.
Une partie de ces tâches sont dématérialisées via un outil informatique module instances AGIRHE.
- Des missions d'assistance administrative des pôles gestion des carrières et conseils juridiques en ressources humaines, et principalement :
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat,
* Impression des courriels arrivant sur les boites génériques des 2 pôles,
* Gestion des parapheurs à la signature du Président ou de la DG, DGA et des envois des courriers (copie, scan et envoi),
* Envoi des actes, communications collectives en grand nombre,
* Archivage des dossiers,
* Organisation et planification des réunions et ateliers d'informations (réservations salles, invitation, convocations, suivi des inscriptions, attestation de présence, reprographie des supports...),
* Saisies sur l'outil informatique de gestion des carrières (Ciril),
* Affichage des tableaux annuels d'avancement de grade des collectivités,
* Anonymisation des dossiers de promotion interne.
- Activités ponctuelles :
* Participation à l'organisation des élections professionnelles (mise sous plis...),
* Toutes autres missions susceptibles d'aider les agents des pôles.
Le profil recherché
Recrutement par voie statutaire ou, à défaut, contractuel.
Niveau Bac pro secrétariat bureautique souhaité
Expérience dans le domaine du secrétariat souhaitée.
Compétences / Qualités :
- Rigueur, respect des délais, autonomie et sens de l'organisation impératif pour gérer le volume et les instances,
- Réelles capacités rédactionnelles et application des règles d'orthographe,
- Sens du relationnel évident,
- Discrétion et pragmatisme,
- Disponibilité et réactivité,
- Curiosité,
- Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook) ; la connaissance de CIRIL RH et AGIRHE serait un plus.
- Goût pour le travail en équipe,
- Seraient un plus, des notions de base en droit public, notamment compétences et fonctionnement des collectivités locales, des instances et le régime des actes administratifs.
Publiée le 24/10/2026 - Réf : O028261021000947
