Ama Em3sm H/F Centre Hospitalier La Chartreuse

1. DENOMINATION DU POSTE

Grade : Assistante Médico-administrative

Fonction : Assistante Médico-administrative

Affectation: EM3SM

2. MISSION PRINCIPALE

Ø Traitement et coordination des informations médico-administratives du patient;

Ø Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage);

Ø Accueil physique et téléphonique.

Ø Planification et gestion des RV

Ø Participation active à la mise en oeuvre des projets de service

Ø Participation à la coordination des intervenants dans le parcours patient

3. ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE

Ø Accueil physique et téléphonique

Ø Filtrer, orienter et évaluer les appels et différentes demandes téléphoniques internes et externes;

Ø Gérer les rendez-vouset les plannings médicaux et infirmiers en étroite collaboration avec les professionnels concernés

Ø Participer à la mise en oeuvre et au développement des projets de service

Ø Assurer une mise à jour documentaire des supports de prévention et d'éducation à la santé

Ø Récupérer à la demande de l'équipe des comptes rendus médicaux pour compléter le dossier du patient

Ø Saisir, mettre en forme les documents, rapports, courriers et comptes rendus médicauxet les transmettre après validation

Ø Réaliser des documents (maquettes, tableaux de recueils, etc.)

Ø Gérer, tenir, classer et archiver les dossiers médicaux

Ø Saisir l'activité de la structure et assurer le suivi (en collaboration avec les différents intervenants), élaborer des supports internes pour suivi de l' activité spécifiques

Ø Participer aux réunions institutionnelles, réaliser les compte-rendu et assurer la diffusion

Ø Effectuer la réservation de véhicules à la demande de l'équipe (EM3SM)

Ø Commander et gérer des fournitures et matériels du bureau

4. LIENS HIERARCHIQUES et FONCTIONNELS

Ø Les secrétaires sont placées sous l'autorité de la Direction des Ressources Humaines, et par délégation sous l'autorité du responsable de pôle, des Cadres Supérieurs de Santé et du cade de santé de l'unité.

Relations Hiérarchiques : DRH et par délégation:

Cadre de Santé EM3SM

Cadre Supérieur de Santé Assistant de pôle

Laëtitia MICHOULIER

Anne CHAZELLE

Relations Fonctionnelles :

Médecin Chef de Pôle

Médecins Référent EM3SM

Coordinatrice des AMA

Dr S. MAACH

Dr H. LARMONNIER

C. CAILLOT-BERNARD

5. RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES

5.1 En interne

Ø Médecins, cadre de santé, équipe infirmière

Ø Equipe infirmières de pratiques avancées (EM3SM)

Ø Unité de soins somatiques (secrétariat, équipe médicale et infirmière)

Ø Coordinatrice des secrétariats médicaux

Ø Toutes les différentes directions du CH (Logistique, communication, finances, qualité et relations avec les usagers)

Ø Bureau des entrées, DIM

5.2 En externe

Ø CMP du Pôle extra-hospitalier ( secrétariat et IDE)

Ø Services intra-hospitalier

Ø Structures partenaires

Ø Médecins psychiatres, médecins traitants, spécialistes ou autres