Office Manager H/F Haltys

Missions

Ressources humaines

- Piloter l'administration du personnel et assurer le suivi des collaborateurs.

- Conseiller les associés sur l'ensemble des sujets RH.

- Veiller à la bonne application du droit du travail français et des procédures internes.

- Coordonner les recrutements en lien avec les associés.

- Organiser les processus d'onboarding et d'offboarding.

- Assurer le suivi des congés, des absences et des dossiers individuels.

- Organiser les entretiens et identifier les besoins de formation.

- Accompagner les collaborateurs tout au long de leur parcours au sein du cabinet.

- Assurer le lien avec les différents interlocuteurs externes sur les sujets sociaux.

Management des équipes support

- Manager et accompagner les assistants ainsi que les équipes support du cabinet.

- Organiser l'activité, répartir les missions et définir les priorités.

- Veiller à la qualité du service apporté aux associés et aux avocats.

- Accompagner la montée en compétences et le développement des collaborateurs.

- Favoriser une communication fluide et une collaboration efficace au sein des équipes.

- Harmoniser les méthodes de travail et faire évoluer les procédures internes.

- Garantir la continuité de service et anticiper les besoins de l'équipe.

Services généraux et gestion du bureau

- Superviser le fonctionnement quotidien du bureau et garantir un environnement de travail de qualité.

- Piloter les relations avec les fournisseurs et les prestataires.

- Suivre les contrats, les commandes, les équipements et les dépenses de fonctionnement.

- Identifier les besoins du cabinet et coordonner les actions nécessaires.

- Piloter les projets transverses liés au fonctionnement et à l'évolution du bureau.

- Améliorer les processus internes et proposer des solutions adaptées aux besoins des équipes.

- Veiller au respect des procédures, des règles de sécurité et des standards du cabinet.

Gestion financière et facturation

- Superviser les processus de facturation du cabinet.

- Assurer le suivi des encours, des règlements et des relances.

- Participer à l'élaboration et au suivi du budget du bureau.

- Contrôler les dépenses et assurer un reporting régulier auprès des associés.

- Préparer les éléments financiers nécessaires au pilotage de l'activité.

- Assurer la coordination avec les équipes financières du siège londonien.

- Fiabiliser les informations transmises et veiller au respect des échéances.

- Alerter les associés sur les écarts constatés et contribuer à la mise en place d'actions correctives.

Environnement

Vous évoluez au sein d'un cabinet d'avocats et travaillez en lien étroit avec les associés, les avocats, les assistants et les différents

Profil

- Vous êtes parfaitement bilingue en anglais.

- Vous avez une expérience d'Office Manager ou Chief of Staff en cabinet d'avocats, dans le conseil ou la finance.

- Vous disposez de compétences assuré en gestion des ressources humaines et une connaissance approfondie du droit du travail.

- Vous êtes à l'aise dans un environnement exigeant où la confidentialité occupe une place centrale.

Informations complémentaires

- Rémunération fixe entre 85k et 90k selon profil.

- Rémunération variable participation + bonus

- Tickets restaurants + mutuelle

- Télétravail : un jour

Notre client, cabinet d'avocats anglosaxon, recherche pour ses équipes un(e) Office Manager H/F en CDI, basé(e) à Paris dans le 8ème arrondissement.

Haltys est un cabinet de recrutement à taille humaine spécialisé en Back Office.

Contexte

Le cabinet recherche un Office Manager pour piloter ses fonctions support. Le poste s'articule autour de quatre grands piliers : la gestion des ressources humaines, la coordination des services généraux, le management de l'équipe support et la coordination des assistants du cabinet.