Assistant au Référent des Archives - Communauté de Communes du Pays Noyonnais H/F Etablissements publics de coopération intercommunale

Sous l'autorité de la Directrice des Affaires Générales et des Moyens et en lien étroit avec le référent des archives, l'assistant participe à la gestion, au classement, à l'organisation, au conditionnement et au stockage des documents administratifs de l'ensemble des directions de la collectivité, dans le respect de la réglementation en vigueur et des procédures établies.
Il apporte un soutien administratif, technique et logistique au référent des archives dans le suivi et la gestion des documents archivés. Il contribue également au bon fonctionnement du service en assurant ponctuellement un renfort à l'accueil, notamment en cas d'absence ou de besoin particulier.

Activités principales :
Assistance à la gestion des archives :
- Participe au classement, au tri, au conditionnement et au stockage des documents administratifs dans les espaces dédiés aux archives.
- Contribue à l'organisation et au rangement des documents selon les méthodes de classement et de codification définies par le référent des archives.
- Participe à la numérotation, à l'identification et à l'inventaire des documents archivés.
- Assure la mise à jour des tableaux de suivi et des outils de gestion des archives, notamment sous Excel.
- Participe à la collecte des documents à archiver auprès des différents services de la collectivité.
- Répond aux demandes de recherche de documents émanant des services municipaux, sous la supervision du référent des archives.
- Participe à la préparation et à la mise à disposition des documents demandés, dans le respect des procédures de consultation établies.
- Contribue au maintien de l'ordre, du rangement et de la bonne tenue des espaces de stockage.
- Participe aux opérations d'élimination des documents arrivés au terme de leur durée de conservation, conformément aux procédures réglementaires et sous la responsabilité du référent des archives.
- Apporte une aide technique et logistique aux services de la collectivité dans le cadre des opérations d'archivage.
- Rend compte au référent des archives des difficultés rencontrées et des éventuelles anomalies constatées.

Activités annexes :
Renfort ponctuel à l'accueil :

- Assure le remplacement ou le renfort des agents d'accueil en cas d'absence ou de besoin du service.
- Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers.
- Oriente et renseigne les usagers en fonction de leurs demandes et les dirige vers les interlocuteurs ou services compétents.
- Assure la transmission des appels et des messages aux services concernés.
- Apporte une assistance aux tâches courantes liées au fonctionnement de l'accueil, selon les besoins du service et les consignes de la hiérarchie.