Dgddi DG-Reg2 - Assistant du Chef du Bureau Vins Alcools et Tabac H/F Services de la DG

Le poste proposé recouvre les missions et activités suivantes:

-réception et traitement du courrier de la sous-direction et des deux bureaux

-accueil physique, accompagnement et présentation des nouveaux agents affectés aux services de la sous-direction et des visiteurs

-gestion des appels téléphoniques de la sous-direction et des deux bureaux

-assistance à la préparation des réunions (réservation de salle et de visio conférence, constitution de dossiers,...)

-liaisons avec les secrétariats des autres bureaux et services DG, et avec le secrétariat du directeur général

-liaisons avec les services déconcentrés, les autres administrations et les opérateurs

-gestion de l'agenda des chefs de bureau et du sous-directeur

-gestion de l'application courrier et des boîtes fonctionnelles mercure des bureaux et de la sous-direction

-gestion du tableau informatisé de suivi des notes de la sous-direction

-coordination des informations et suivi des dossiers entre les différents bureaux et services

-gestion et suivi des nombreuses sollicitations adressées au bureau

-gestion du temps et des absences des agents (application SIRHIUS)

-prise en charge logistique (commande et gestion des fournitures et matériels)

-établissement des fiches d'ordre de mission du sous-directeur et des chefs de bureau

-assurer la continuité du secrétariat de la sous-direction et des autres bureaux en fonction des nécessités du service

-assurer le remplacement de l'assistante de direction de la sous-direction REG en son absence et réciproquement, dans le cadre du fonctionnement du binôme

Télétravail possible mais limité afin d'assurer une permanence en présentiel du secrétariat.