Assistant·e Administratif·ve de Direction H/F La Société Les Jardins d'Arcadie

Qui sont Les Jardins d'Arcadie ?

Déjà solidement implanté avec plus de 115 résidences services seniors réparties sur l'ensemble du territoire français, représentant plus de 11 000 appartements. Le groupe génère plus de 150 millions d'€ de chiffre d'affaires et s'appuie sur l'engagement de plus de 1 300 collaborateurs.
Acteur majeur du secteur des Résidences Services Seniors, le Groupe poursuit son développement, porté par une croissance à la fois organique et externe. Implantées en coeur de ville afin de favoriser l'autonomie et la vie sociale des seniors, nos résidences prennent place au sein de bâtiments à forte valeur patrimoniale, soigneusement rénovés pour garantir confort, sécurité et qualité de vie aux résidents.

Chez Les Jardins d'Arcadie, le métier d'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est un pilier pour la direction en place et a un rôle important auprès des résidents et des familles. L'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est pleinement impliqué.e dans la la gestion opérationnelle et RH quotidienne.

Vos missions seront les suivantes :

1. Assistance à la direction :

• Assure le secrétariat de direction, courrier, compte-rendu mail, gestion de l'agenda

• Participe à la préparation des réunions internes externes et en rédige les comptes-rendus

• Gère les documents administratifs et les dossiers confidentiels

• Assure le remplacement de la directrice dans un management fonctionnel durant ses absences

• Assure une hiérarchie fonctionnelle sur les agents d'accueil, veilleurs, et AASH week-end

2. Accueil et relation avec les résidents :

• Accueille les résidents, familles, visiteurs, prestataires avec professionnalisme

• Gère les appels téléphoniques et répond aux demandes courantes

3. Gestion administrative. :

• Suit les dossiers des résidents entrées sorties, contrats, documents légaux

• Réalise la facturation, fait le suivi des paiements et les relances, en lien avec la directrice et le service comptable

• Met à jour les bases de données et tableaux de bord internes

• Suit les dossiers administratifs des salariés et les visites de médecine du travail

• Suit les plannings des salariés, les demandes d'absence

• Propose les remplacements

4. Support logistique :

• Suit les commandes de matériel et services auprès des fournisseurs

• Participe à l'organisation d'événements, animation, réunions d'information, etc.

• Gère la correspondance avec les prestataires et partenaires de santé, de loisirs, de restauration

5. Conformité réglementaire :

• Contribue au respect des normes légales et réglementaires, RGPD hygiène, sécurité

• Archive les documents selon les procédures en vigueur

Profil :

Le poste d'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est accessible à partir d'un diplôme de niveau Bac +2 minimum en gestion d'entreprise, secrétariat ou assistanat. Idéalement, vous justifiez d'une première expérience dans le secteur médico-social, hôtellerie, ou en résidence services seniors.

Compétences requises :

1. Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques, Word, Excel, Outlook, teams. PowerPoint

• Maîtrise du français écrit et oral impératif

• Connaissance des règles de gestion administrative

• Utilise des logiciels métier (Gestion des résidents, facturation (Resalys, Mesalia, Hubspot, etc.)

2. Compétences organisationnelles :

• Sens de l'organisation et rigueur

• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle

• Discrétion et respect de la confidentialité

3. Compétences relationnelles :

• Ecoute et communication

• Patience, empathie et bienveillance envers les personnes âgées

• Esprit d'équipe, sens du service

Nous vous offrons de belles conditions de travail :

• La possibilité de rejoindre une équipe soudée et dynamique

• Possibilité de manger sur place à un prix réduit

• Prise en charge transport à 70% ou 100% si abonnement aux vélos électriques de la ville

Vous vous reconnaissez dans cette description, alors n'hésitez plus, nous vous attendons ! #TeamJDA

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