Assistante Administrative et Technique H/F HLM

Sous la responsabilité de la Responsable des habitats spécifiques, vous serez en charge des missions suivantes :

> Assure le secrétariat et la coordination administrative du service :
- Met en forme les documents, courriers, notes et supports de réunion ; prépare les dossiers nécessaires aux échanges avec les partenaires.
- Organise les agendas, réunions et rendez-vous ; prépare les ordres du jour, rédige les comptes rendus et assure le suivi des décisions.
- Assure la réception, le tri et la diffusion des courriers et courriels ; apporte un premier niveau de réponse et oriente les demandes vers les interlocuteurs concernés.
- Assure l'accueil téléphonique et les échanges courants avec les gestionnaires, partenaires, locataires et services internes.
- Classe, archive et actualise les dossiers du service ; veille à la fiabilité et à la bonne circulation des documents et informations.
- Met à jour les tableaux de suivi et de bord du patrimoine Habitat Spécifique : conventions, redevances, assurances, échéances, demandes et actions en cours.
- Contribue au suivi administratif des conventions entre Morbihan Habitat, les gestionnaires et les partenaires ; prépare les projets de courriers, avenants et documents nécessaires à leur actualisation.
- Participe au suivi des redevances et des dossiers financiers : collecte des données, vérification des pièces, préparation des éléments à transmettre aux services comptables et suivi des régularisations.
- Assure le suivi administratif des factures, bons de commande et demandes d'intervention, en lien avec les services internes concernés (comptabilité, marchés, gestion locative et services techniques).
- Contribue au suivi des assurances, agréments et autres dossiers réglementaires ou administratifs liés aux établissements et au patrimoine.
- Collecte et consolide les informations relatives aux travaux et à la programmation ; met à jour les échéanciers et tableaux de suivi et relance les interlocuteurs si nécessaire.
- Participe à la coordination avec la société chargée du suivi du patrimoine Habitat Spécifique, les gestionnaires et les partenaires ; assure la transmission des informations et le suivi des demandes.
- Prépare les éléments administratifs nécessaires aux réunions de suivi du patrimoine et aux échanges avec les gestionnaires ; formalise les suites à donner et veille à leur suivi.
- Contribue à la fiabilisation et à l'actualisation des données et dossiers du service, notamment dans les outils de suivi internes, et signale les échéances ou situations nécessitant une attention particulière.