Assistant Administratif H/F Ass Vosgien Sauvegarde Enfance Adolescen

MISSIONS PRINCIPALES :

* Gestion administrative du Dispositif : *
Assurer un appui administratif auprès des Directeurs de mission, des Cadres coordinateurs et des Chefs de service sur les différents sites
* Rédiger et mettre en forme les documents administratifs
* Assurer la gestion du courrier entrant et sortant en l'absence du Secrétaire médico-social de l'ESAT
* Réaliser diverses tâches de secrétariat
* Assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers et documents
* Collecter, mettre à jour et assurer le suivi des données statistiques et des enquêtes du Dispositif
* Assurer la gestion administrative des archives et du parc de véhicules du Dispositif

* Gestion administrative des personnes accompagnées : *
Participer à la gestion administrative des admissions et des sorties des personnes accompagnées par l'ESAT, en cas d'absence prolongée du Secrétaire médico-social
* Contribuer à la gestion des éléments variables de paie et à la mise à jour des plannings de travail, en cas d'absence prolongée du Secrétaire médico-social
* Assurer le suivi administratif des absences (maladie, accident du travail, mi-temps thérapeutique), en cas d'absence prolongée du Secrétaire médico-social
* Assurer le suivi administratif du Conseil de la Vie Sociale (CVS) et de l'instance mixte
* Assurer le rôle de référent du logiciel ViaTrajectoire
* Participer à la gestion des repas et des transports des personnes accompagnées
* Contribuer au suivi administratif des formations professionnelles

* Accueil physique et téléphonique : *
Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes : personnes accompagnées, familles, partenaires et visiteurs
* Assurer un accueil de qualité et faciliter la transmission des informations aux interlocuteurs concernés

* Organisation logistique et matérielle : *
Participer à l'organisation des réunions, rencontres et événements du Dispositif
* Assurer la gestion des réservations de salles au sein de l'ESAT de la Bazaine
* Veiller à la disponibilité des fournitures et des consommables et assurer le suivi des stocks

* Compétences et aptitudes requises : *
Connaissances en droit du travail, législation sociale et valeurs associatives
* Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et des techniques de gestion administrative
* Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles
* Capacité à travailler en équipe, à rendre compte et à s'adapter à des missions variées
* Rigueur, autonomie, réactivité, discrétion et confidentialité
* Sens de la qualité de service et adhésion aux valeurs associatives

* Expérience professionnelle : Une expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative serait appréciée, idéalement dans le secteur médico-social ou associatif

* Formation : Une formation en secrétariat, assistanat administratif ou gestion administrative est souhaitée