Assistant·e Administratif·ve H/F Arp Astrance

Dans le cadre de son développement, ARP Astrance recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) & Office Manager pour prendre en charge le support administratif et logistique du siège parisien. Ce poste transversal, directement rattaché à la Direction administrative et financière, joue un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise et dans la qualité de l'environnement de travail.

Poste :

Mission principale :

En tant qu'Assistant(e) administratif(ve) & Office Manager, vous assurez le support administratif, l'accueil et la bonne tenue logistique du siège, tout en contribuant à la qualité de vie au travail et au bon fonctionnement des services généraux.

Activités exercées :

Gestion administrative et facturation :

- Édition et envoi des factures et avoirs, en lien avec les équipes opérationnelles et la comptabilité
- Suivi de la bonne réception des bons de commande et relances
- Création et mise à jour des comptes clients, archivage des contrats et commandes
- Réponse aux demandes clients relatives à la facturation
- Participation aux relances clients avec l'équipe gestion

Standard téléphonique et accueil :

- Accueil physique des visiteurs, clients et partenaires avec le soin représentatif du cabinet
- Gestion du standard téléphonique : filtrage, orientation et transmission des appels
- Traitement et distribution du courrier entrant ; gestion des envois (Chronopost, recommandés, coursiers)
- Gestion du calendrier de réservation des véhicules, suivi de leur entretien
- Gestion des salles de réunion : planning de réservation, préparation des espaces, logistique café/eau
- Coordination de l'accueil des nouveaux collaborateurs (badge, poste de travail, kit d'intégration)

Services généraux et achats :

- Supervision et optimisation de l'aménagement des espaces de travail
- Gestion des badges d'accès, des clés et des systèmes de contrôle d'entrée
- Gestion des stocks de fournitures de bureau, consommables et petits équipements
- Suivi de la relation avec les prestataires de services généraux (nettoyage, sécurité, reprographie...)

Social / RH :

- Support à l'organisation des réunions CSE, affichages obligatoires
- Participation à l'organisation des événements internes : séminaires, team buildings, soirées d'entreprise...

Poste par nature évolutif

Conditions de travail :

- Temps plein - 39 heures hebdomadaires, avec 8 jours de RTT
- Poste basé au siège, République - 75011 Paris
- Poste sédentaire, sans télétravail

Compétences et formations requises :

- Bac +2 à Bac +3 en gestion, administration des entreprises, assistanat de direction ou équivalent
- Une expérience dans le secteur des services, du conseil ou de l'immobilier est un atout
- Expérience sur un poste similaire (Assistanat de Direction, Office Manager, Responsable Services Généraux)
- Expérience de la gestion multi-interlocuteurs appréciée
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, Teams, SharePoint)
- Connaissance des règles de base en comptabilité et gestion budgétaire
- Appétence pour les outils de gestion et les systèmes d'information, intérêt pour les solutions d'intelligence artificielle appliquées aux tâches administratives
- Sens de l'organisation, rigueur et anticipation
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service
- Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations sensibles
- Proactivité, autonomie et force de proposition
- Sens des responsabilités et goût pour le travail en équipe

ARP Astrance est un cabinet de conseil spécialisé dans l'immobilier, de plus de 80 consultants : ingénieurs, architectes, designers, écologues... Nos équipes, mobilisées pour accompagner les transformations du marché et des métiers de l'immobilier mènent des missions de conseil, de programmation, d'aménagement intérieur, d'ingénierie environnementale, d'écologie... Nous oeuvrons en particulier à l'intégration des grands enjeux suivants : la transition environnementale et l'adaptation au changement climatique, la santé et le bien-être dans l'immobilier, la préservation de la biodiversité, la digitalisation des activités et des bâtiments. Nos équipes communiquent régulièrement sur nos activités et réflexions, au cours d'évènements internes et externes.

ARP Astrance a rejoint la communauté mondiale BCorp ce qui constitue un engagement de l'entreprise et de sa gouvernance à développer et valoriser ses pratiques vertueuses en termes sociaux, sociétaux et environnementaux envers l'ensemble de ses parties prenantes.

ARP Astrance est sensible à l'épanouissement professionnel et personnel de ses salariés en maintenant le dialogue ouvert et en veillant au bien-être des salariés. C'est ainsi que la Société s'implique en faveur du respect, de la diversité et l'égalité.

Nos missions sont menées à travers nos 4 pôles d'activités :

- Astrance - Stratégies Durables & Transition
- Programmation & AMO projets
- Gondwana - Biodiversité & Paysage
- Workplace Design & Expériences