Gestionnaire de Scolarité Pôle Doctorat et Hdr H/F Service Public

Gestion des inscriptions et réinscriptions (environ 450 dossiers)

Assurer l'accueil et l'information des étudiants et doctorants sur les procédures d'inscription et de réinscription ;
Contrôler la complétude et la conformité des dossiers administratifs, notamment le financement des doctorants ;
Assurer la saisie et le suivi des inscriptions et réinscriptions administratives dans le logiciel ADUM ;
Vérifier les pièces justificatives et relancer les étudiants en cas de dossier incomplet ;
Suivre les situations particulières : réinscription, interruption, changement de situation, transfert, abandon, etc. ;
Assurer le lien avec les différents services et établissements partenaires intervenant dans le processus d'inscription ;
Gérer les dossiers de césure et les conventions de cotutelle ;
Mettre à jour les données des étudiants et assurer leur fiabilité pour les différents outils de gestion et enquêtes réglementaires ;
Classer et archiver les dossiers conformément aux règles en vigueur ;
Fiabiliser les données.
Organisation et gestion des soutenances (environ 50 dossiers)

Vérifier la recevabilité administrative des demandes de soutenance ;
Contrôler les pièces nécessaires à la constitution des dossiers ;
Assurer le suivi des propositions de rapporteurs et de membres du jury ;
Vérifier la conformité des compositions de jury avec la réglementation applicable ;
Assurer les échanges avec les écoles doctorales, les directeurs de thèse, les rapporteurs et les membres des jurys ;
Suivre les différentes étapes de validation et d'autorisation de soutenance ;
Organiser matériellement les soutenances : date, lieu, visioconférence le cas échéant, documents nécessaires ;
Préparer et transmettre les documents administratifs aux différents intervenants ;
Assurer le suivi du procès-verbal et des documents consécutifs à la soutenance ;
Contrôler le retour des documents signés et procéder à leur archivage ;
Assurer le suivi des situations d'ajournement, de report ou de nouvelle soutenance, en lien avec les responsables compétents ;
Gérer le processus de diplomation et les documents associés.
Suivi des conventions de cotutelle

Assurer le suivi et la gestion du tableau des cotutelles ;
Assurer le suivi des signatures des conventions de cotutelle dans l'outil Docusign ;
Procéder à l'archivage des cotutelles.
Suivi des dossiers de césure

Assurer le suivi et la gestion du tableau des cotutelles en relation avec les autres gestionnaires de scolarité.
Aide ponctuelle pôle Master et PhD Track

Inscriptions des étudiants master et PhD Track pendant la campagne d'inscriptions.