Assistant de Gestion H/F Atol Conseils et développements

Assistant de gestion H/F - Gevrey-Chambertin (21) - Contrat : CDI à mi-temps (50%)

Vous aimez la polyvalence, être au contact d'interlocuteurs variés et vous sentir utile ? Découvrez notre offre d'Assistant·e de gestion !

Vous rejoignez le pôle Administration & Finance, une équipe de 5 personnes complémentaires et engagées, en charge de la fiabilisation et du suivi des données administratives, commerciales et financières de l'entreprise.

Rattaché·e à la Responsable du Pôle Administration & Finance, et en collaboration avec l'équipe, vous aurez pour missions :

Gestion de l'accueil :

* Assurer l'accueil physique et téléphonique du siège de l'entreprise
* Réceptionner les livraisons et assurer leur bonne distribution

Gestion des moyens généraux :

* Assurer le suivi administratif de la flotte automobile : entretien, réparations, contrôles techniques, contrats et gestion des sinistres.
* Suivre les stocks de fournitures et consommables et assurer les commandes et réassorts nécessaires.
* Organiser la logistique de certains événements internes et professionnels : repas, réunions, team buildings, accueil de clients, etc.
* Réaliser le suivi des prestations nécessaires au bon fonctionnement des sites : entretien, maintenance, sécurité, recyclage, climatisation, plomberie, contrôles réglementaires, etc
* Être l'interlocuteur·rice des prestataires : qualifier les demandes d'intervention, organiser leurs interventions, suivre leur réalisation et s'assurer de la bonne résolution des problèmes.
* Recueillir les dysfonctionnements ou besoins signalés par les collaborateurs, les qualifier, les traiter directement lorsque cela est possible ou les faire remonter à la direction.

Gestion administrative :

* Contrôler les notes de frais et assurer les échanges nécessaires avec les collaborateurs en cas de justificatif manquant ou non conforme.
* Assurer le suivi administratif des dossiers d'assurance et des sinistres concernant les véhicules et les locaux, en lien avec les interlocuteurs internes et les assureurs.
* Rédiger et mettre en forme différents courriers et documents administratifs à partir de modèles existants.
* Participer à la préparation et au suivi de dossiers administratifs courants.
* Assurer le classement et l'archivage des documents, notamment dans la GED.

Administration des ventes :

* Réceptionner et saisir les bons de commande transmis par les clients
* Assurer le suivi des commandes dans le CRM en vue de leur facturation