Assistante de Direction H/F Hôpital Pitié-Salpêtrière

MISSIONS GENERALES:
- Assurer le secrétariat des Ingénieurs Conducteurs d'Opérations, de la Directrice des Grandes Opérations, de la Directrice de la Programmation, de la Responsable du Département Administratif et Financier, ainsi que son Adjointe et de l'Adjointe au Directeur de la Sécurité (pour les formations de toute la DISN)
- En l'absence de l'Assistante, assurer le secrétariat de la Directrice des Travaux et de la Maintenance, du Directeur Technique du Site, de l'Ingénieur Maintenance, du Directeur de la Sécurité, de son Adjointe, Ingénieure Sécurité Sanitaire Environnement, des Ingénieurs Sécurité, Sécurité Incendie et du Référent Energie
- En l'absence de l'Assistante, assurer le secrétariat du Directeur de la DISN
MISSIONS PERMANENTES:
- Accueil et orientation des personnes
- Gestion, filtrage et répartition des appels téléphoniques
- Organisation, mise à jour et suivi des rendez-vous / réunions dans les agendas électroniques (Outlook)
- Dactylographie, enregistrement, envoi de courriers, comptes rendus et notes de service
- Tri et répartition du courrier papier/mail reçu
- Classement et archivage (informatique/papier)
- Suivi et mise à jour du tableau prévisionnel des congés de la DISN
- Commandes mensuelles des fournitures de la plate-forme logistique (SAP), réception, rangement et gestion du stock / Commandes auprès des fournisseurs extérieurs (tampons de signature, ouvrages, fournitures de bureaux...), réception, distribution et rangement
- Assure l'organisation, l'inscription et le suivi des formations des agents de la DISN (inscription sur Sharepoint, suivis via HR Access), réservation des salles, envoi des convocations, attestations, etc...
- Prépare les dossiers pour les réunions ou les RDV des directeurs concernés
Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive):
- Préparation des salles de réunions et mise en place des matériels utilisés