Assistant Administratif- Direction Service Enfance Jeunesse - Neuilly-Plaisance H/F Communes
- Neuilly-Plaisance - 93
- Fonctionnaire
- BEP, CAP
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'assistante administrative est en charge de tâches administratives du service Enfance-Jeunesse en lien avec les 2 autres assistantes.
Gestion de la relation usagers :
- Accueil des administrés selon un planning établi (accueil mutualisé avec le service Education)
- Gestion des inscriptions et réservations de l'ensemble des activités du service Enfance-Jeunesse et des listes d'attentes
- Utilisation et administration du logiciel CONCERTO et de l'espace citoyen (mise en ligne inscription, création des formulaires....)
- Gestion de la communication et informations aux familles (courriel, affichage) en lien avec la direction
- Gestion des déclarations CAF avant validation finale par le chef de service
Gestion des régies en lien avec la régisseuse (régie mandataire) :
- Remboursements, inscriptions, facturation des familles
Appui à la directrice pour le suivi des ressources humaines du service :
.- Suivi administratif des RH du service : suivi de la signature des contrats, dossiers animateurs, gestion des absences, suivi des congés, heures supplémentaires, plannings hebdomadaires
- Gestion et administration du logiciel de badgeage en lien avec la DRH
- Suivi du traitement et de l'archivage des documents obligatoires pour les agents
- Lien avec la DRH (gestion des paies vacataires, déclaration des heures supplémentaires...)
Appui à la directrice pour les demandes de subvention (CAF notamment) :
- Gestion de tableau de suivi des effectifs
Appui à l'assistante en charge du budget et de la comptabilité :
- Binôme sur le volet budget (préparation de bons de commande, suivi factures et comptabilité sur le logiciel métier dédié...)
- accueil des agents du service et renseignements
- assurer le bon fonctionnement du pôle administratif lors des absences de ses collègues (congés)
Ponctuellement : soutien aux évènements, projets organisés par le service.
Le profil recherché
Savoir faire
Capacités rédactionnelles et relationnelles (I)
Capacités organisationnelles et d'anticipations (I)
Compétences souhaitées en comptabilité publique
Maîtrise de l'outil informatique et d'internet (i) :
- Indispensable : Logiciel Word, Excel
- Souhaitée : Concerto/Opus, Horoquartz et Ciril souhaité
Adapter son discours face aux différents interlocuteurs
Accueillir le public en prenant compte de ses caractéristiques particulières
Analyser les difficultés demandées et les orienter au mieux sur les services de la ville
Argumenter, convaincre auprès de tous ses interlocuteurs (publics, familles, collaborateurs,
hiérarchies)
Aptitude à créer, à faire évoluer et à alimenter les outils d'analyse et de suivi (tableau de suivi,
tableau comparatif des effectifs, rappel de mail, etc...)
Savoir être
Respecter le devoir de réserve et de confidentialité
Organisé, rigoureux, diplomate
Capacité d'écoute, d'analyse et de médiation.
Sens des relations publiques
Autonome, sens de l'initiative
Goût du travail d'équipe
Diplôme :
Catégorie C ou B, filière administrative
Qualifications requises :
Accessible avec un diplôme de niveau Bac
Bac +2 BTS en secrétariat, bureautique, compatibilité
Accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur
Publiée le 09/10/2026 - Réf : O093261006001306
