Assistant H/F Vinci Energies France Tertiaire Grand Ouest

1. Gestion des appels d'offres (mission prioritaire)

Véritable pilote administratif des appels d'offres, vous prenez en charge l'ensemble du processus de réponse, de l'identification des opportunités jusqu'au suivi de l'attribution des marchés :

• Assurer une veille active des marchés et sélectionner, avec les équipes opérationnelles, les consultations présentant un intérêt pour ELAIRGIE
• Télécharger et analyser les dossiers de consultation des entreprises (DCE) afin d'identifier les exigences, les pièces attendues, les critères de sélection et les échéances
• Planifier la réponse et coordonner la collecte des contributions auprès des responsables d'affaires et des différents services.
• Constituer les dossiers de candidature et contrôler la conformité, la validité et la cohérence de l'ensemble des pièces administratives.
• Contribuer à la rédaction, à la structuration et à la mise en valeur des mémoires techniques, en lien étroit avec les équipes opérationnelles.
• Préparer et consolider les documents administratifs et financiers de l'offre : DPGF, attestations, références et autres pièces requises.
• Réaliser le montage final du dossier, effectuer les contrôles nécessaires et garantir le respect du cahier des charges ainsi que des délais de remise.
• Déposer les offres sur les plateformes dématérialisées et sécuriser la bonne transmission des dossiers.
• Suivre l'avancement des consultations, tenir à jour les tableaux de bord et gérer les échanges ou demandes de compléments.
• Accompagner les formalités liées à l'attribution des marchés et assurer la transmission des documents contractuels signés.

1. Gestion administrative des affaires : Coordonne le suivi administratif des affaires et contrats de maintenance, incluant la création des dossiers dans SAP, l'établissement des commandes, la préparation des documents chantier et le suivi documentaire.
2. Gestion clients : Coordonne le suivi administratif et financier des chantiers, de la création des comptes clients à la gestion des situations de travaux, des sous-traitants et des encaissements.
3. Gestion fournisseurs et achats : Assure la gestion administrative et comptable des fournisseurs, incluant la création des comptes, le traitement des commandes via Easybuy, la saisie et le suivi des factures ainsi que la gestion des relances et litiges.
4. Support administratif au quotidien : Assure le support administratif général de l'entreprise à travers l'accueil physique et téléphonique, la gestion documentaire, le suivi des intérimaires, des notes de frais et des services généraux.