Assistante Administrative Service UrbanismeHabitatConstruction H/F Service Public

En tant qu'assistant-e administratif-ve de service, vous serez en charge:

Missions principales :
- réceptionner les appels téléphoniques,
- gérer l'agenda électronique,
- organiser des réunions en interne et/ou externe avec préparation de dossiers, diaporamas, ...
- rédiger des comptes rendus suite à la participation de l'agent.e à différentes réunions,
- gérer et suivi des courriers sur l'application MAARCH,
- mettre en forme les documents et courriers à la signature pour la direction et/ou la préfecture conformément à la charte Marianne,
- être en appui de 1er niveau des ressources humaines (suivi des CET, congés, gestion du temps, accueil des nouveaux arrivants...) interface avec le SGCD/RH
- assurer le suivi des tableaux de courriers à la signature pour la direction et/ou la préfecture,
- gérer les ressources matérielles du service (papier, toner, fournitures de bureau) ou les dysfonctionnements dans le service en interface avec le SGCD/logistique.
Vous participerez aux réunions internes au service dont les réunions de cadres.

Missions spécifiques:
- contribuer au recueil des actes administratifs (RAA) en lien avec la préfecture,
- être en appui à tous les agents du service pour la saisie et le suivi des frais de déplacement CHORUSDT.
- aide au secrétariat de l'ensemble des unités et de la direction
- propose des améliorations organisationnelles du service
- appui technique ponctuel aux unités

En interne, vous aurez à développer les relations nécessaires à l'activité du service principalement avec les unités du service, les assistantes de service et la direction.

L'assistant.e est placé.e sous l'autorité hiérarchique directe du chef de service.
L'agent.e appuie le chef de service et les deux adjoints.es au quotidien et se trouve à l'interface service/direction/autres services et collabore avec l'ensemble des membres du service.
Il. Elle participe au réseau des assistant.e.s de service.
Vous travaillerez en lien étroit avec l'assistant de service qui assurera votre intérim en cas d'indisponibilité ponctuelle ou absence de longue durée. A ce titre vous lui transmettrez les infos nécessaires à la continuité de service.