Stage - Assistant·e Administratif Subventions H/F ZEPLUG

Pour cela, nous recherchons notre futur.e Assistant.e Subventions en stage à compter de janvier/février 2027, pour une durée de 6 mois.

Job description

🎯 Votre rôle

Au sein de notre équipe Admin Advenir / Logivolt de Paris, votre rôle consistera à aider l'équipe en place dans la constitution des dossiers de subvention et financement.

L'équipe, actuellement composée de 4 personnes rattachées au Responsable Administratif, pilote entre 300 et 400 dossiers par mois.

Notre Assistant.e Administratif aura un rôle à jouer dans la préparation, transmission et récupération des documents signés par le client, la mise à jour des dossiers dans notre CRM et la clôture d'un dossier de prime sur la plateforme.

Les missions :

• Soumission d'attestations sur l'honneur aux clients pour signature électronique via Docusign

• Récupération des documents signés, centralisation sur Salesforce

• Mise à jour des statuts des dossiers de prime sur Salesforce

• Dépôt sur la plateforme des documents requis

• Clôture d'un dossier de prime sur la plateforme

• Reporting / Data cleaning sur le CRM (Salesforce)

Profile description

⭐ Ce poste est fait pour vous si :

Nous recherchons un profil rigoureux et très organisé qui ne se laisse pas déborder facilement. Toujours désireux d'apprendre et de progresser.

Vous préparez un diplôme Bac +2 à Bac +3 dans le domaine administratif ou équivalent

Vos compétences :

• Aisance avec les outils informatiques, la connaissance de Salesforce est un plus

• Force de proposition : Vous savez repérer les faiblesses organisationnelles et savez/aimez proposer et mettre en place des solutions et process d'amélioration.

• Prise d'initiative : Vous n'attendez pas que l'on vous dise quoi faire et savez avancer dans votre travail en toute autonomie.

Le savoir-être :

• Rigueur, organisation et méthodologie

• Fort esprit d'équipe et sens du collectif

• Discrétion et respect absolu de la confidentialité

• À l'aise dans un environnement open space

⚡ Ce que nous avons à vous offrir

💻 Une organisation flexible : jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine pour favoriser l'équilibre entre vie pro et perso

🏙️ Des espaces de travail agréables et bien situés, avec un accès facilité aux transports et aux services

🚃 Remboursement à 100% des abonnements de transports en commun

🍔 Carte Swile pour profiter de la multitude de bonnes adresses qui nous entourent

🎬 Accès à la plateforme Leeto de notre CSE permettant de bénéficier de nombreuses offres culturelles, sportives...

🏃 Une vie d'entreprise dynamique et engagée : afterworks, activités sportives (foot, escalade, course à pied...) via notre communauté Ze bouge. Possibilité de s'engager sur des projets à impact (fresques du climat et de la mobilité, actions solidaires...)

💼 Les prochaines étapes

• Entretien RH : Ce premier échange avec notre équipe RH a pour objectif de valider l'adéquation de votre parcours académique et de vos motivations avec les valeurs de l'entreprise et les exigences du poste.

• Entretien Opérationnel (Manager) : Vous rencontrerez le manager opérationnel. Cette étape est dédiée à l'évaluation approfondie de vos compétences liées aux missions proposées et à la discussion de votre approche sur la gestion administrative.

• Échange Final : Le processus se conclura par une rencontre avec notre Head of Back Office. Cet entretien vise à confirmer votre intégration potentielle au sein de l'équipe et votre compréhension des enjeux stratégiques du service