Gestionnaire Administratif·ve au Bureau des Masters et Formations Professionnelles H/F Service Public
- Bordeaux - 33
- CDD
- Bac +5
- Service public d'état
Les missions du poste
Vos missions sont les suivantes :
Sous la responsabilité hiérarchique du chef de bureau, vos missions
s'inscrivent dans la réalisation des actes de gestion d'un portefeuille de
masters relevant de l'UFR. Vous appliquerez les procédures administratives
dédiées.
Activités principales :
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants des formations en gestion
- Classer et archiver des documents
- Réaliser des opérations de gestion de scolarité et de stage
- Savoir retranscrire des informations orales à l'écrit
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
- Gestion administrative de masters de la composante
- Gestion des admissions des étudiants aux formations
- Participation aux réunions de rentrée
- Contrôle et saisie des inscriptions pédagogiques
- Suivi de la scolarité des étudiants, saisie des notes
- Gestion des étudiants en mobilité
- Gestion des étudiants en situation d'handicap
- Gestion des examens, participation aux jurys de délibération, paramétrage des documents nécessaires à la tenue des jurys
- Participation à la structuration et la modélisation des formations sur le logiciel de gestion de saisie de l'Offre de formation
- Participation aux conseils de perfectionnement des mentions concernées
- Participation aux appels d'examen
- Elaborer les maquettes de PV et relevés de notes/compétences sur le logiciel de gestion Apogée
Le profil recherché
Connaissances
- Culture internet
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Si possible, connaissance de la règlementation spécifique à la gestion de scolarité dans l'enseignement supérieur
Compétences opérationnelles
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Maîtrise des logiciels et applications de gestion Apogée, Mon Master, E-candidat, Messagerie électronique, e-campus, Essor
- Respect des calendriers de l'université et des examens
- Capacité à hiérarchiser et prioriser ses activités
- Polyvalence
Compétences comportementales
- Réactivité
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Gestion du stress en période de pics d'activité
- Disponibilité, écoute et polyvalence
- Sens du service public
- Intégrité, discrétion et respect de la confidentialité des dossiers et des données personnelles
- Sens pratique et logique
- Autonomie et sens de l'initiative
- Capacité à s'adapter au changement
- Capacité d'écoute et de compréhension
- Ouverture d'esprit
- Discernement
- Savoir communiquer avec aisance
- Adopter les gestes professionnels face aux demandes des interlocuteurs
Bienvenue chez Service Public
L'UFR participe à l'élaboration de la politique de l'établissement et contribue
à sa mise en oeuvre.
Elle a un rôle essentiel d'organisation des enseignements et de gestion
administrative et pédagogique des étudiants.
L'UFR STC est l'une des 3 UFR de l'Université Bordeaux-Montaigne.
Elle comptabilise environ 1 700 étudiants, dont un peu plus de 600 étudiants
dépendant du bureau des Masters.
Le Pôle Etudes de l'UFR STC a pour mission d'assurer les actes de gestion
administrative depuis l'arrivée de l'étudiant à l'université (inscription
pédagogique) à son départ dans la vie professionnelle (délivrance des
diplômes). Il assure le déroulement des formations et le suivi des étudiants.
Le bureau Masters de l'UFR STC est constitué actuellement de trois
gestionnaires et d'un responsable de bureau.
Infos complémentaires
Publiée le 05/10/2026 - Réf : 2026-2430473
