Assistant Administratif - Montreuil H/F Communes

Filière : Administrative

Direction: Batiment

Service : Sécurité Incendie et Accessibilité

Cadre d'emploi : Poste ouvert aux titulaires du cadre d'emploi des adjoints administratifs

Rémunération: Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs

Localisation : 1, place aimé cesaire 93100 Montreuil



Rattachement hiérarchique : au sein de la Direction des bâtiments il/elle est placé(e) sous la responsabilité du.de la chef.fe de service sécurité incendie et accessibilité.

Mission: il /elle assiste le.la chef.ffe du service à la conception et à la mise en place des dispositifs relatifs à la garantie de la sécurité incendie et d'accessibilité dans les établissements recevant du public (ERP), privés et communaux, de la ville de Montreuil.

Il/ellle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service de la collectivité.



Activités principales:



Assurer l'accueil téléphonique ;
Participer au traitement des dossiers papiers et dématérialisés relatifs aux études d'autorisation d'urbanisme (enregistrement du courrier, relecture, mise en forme et mise à la signature des rapports du groupement, mise à jour du logiciel métier, archivage) ;
Participer au traitement et à l'organisation des visites des commissions de sécurité relatives aux ERP/IGH (élaboration du planning des visites, relecture, mise en forme et mise à la signature des procès-verbaux, mise à jour du logiciel métier, archivage);
Participer aux travaux d'archivage du groupement (restructuration des archives papier, mise à jour de la base de données sur le logiciel métier, gestion quotidienne des archives vivantes) ;
Assurer les autres tâches du secrétariat : traitement des demandes par mails, rédaction de courriers, suivi du planning du service (Outlook) ;
Participer aux réunions de service et rédiger les comptes rendus
Mettre à disposition des rapports de visites au service technique pour des interventions correctives éventuelles à mettre en oeuvre ;
Suivre la levée des réserves et prescriptions mentionnées dans les rapports de vérification et en obtenir les attestations de leur levée (auprès du responsable des services techniques).



Relations:

-En interne, notamment avec le responsable hiérarchique direct, les autres services de la direction, le service permis de construire, les inspecteurs du SCHS, les autres directions ...

-En externe, notamment avec les prestataires de maintenance, organismes agréés, pétitionnaires, maîtres d'oeuvre, chefs d'établissements, membres des commissions de sécurité ...