Assistant de la Directrice Générale des Services - P.13 H/F Autres Collectivités territoriales
- Saint-Martin - 978
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Dans le cadre d'un fonctionnement complet de la Direction Générale, l'assistant(e) apporte une assistance solide et permanente à la Directrice Générale des Services en matière d'organisation professionnelle.
- Secrétariat
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige quelques courriers simples
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc...
- Assure la gestion de courrier
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes ...
- Tient à jour le classement de la Directrice Générale des Services, la mise à jour de bases de données et de fichiers
- Assure le secrétariat des comités stratégiques et de direction générale
- Accueil/ Communication
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteurs en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la Direction Générale des Services et les différentes délégations ainsi qu'avec le Cabinet.
- Assistanat
- Organise l'agenda et la prise de RDV en fonction des priorités de la Directrice Générale des Services
- Organise les déplacements de la Directrice Générale des Services
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)
- Assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de date et de salle, convocation, prestations...)
- En appui du collaborateur du DGS pour la constitution des dossiers stratégiques, assure la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions...
- Rédige les ordres du jour des Comités de Direction Générale (CODG) en lien avec les DGA
- Participe à la vérification de la conformité des actes soumis à la DG en lien avec les chargés de mission concernés
- Assure le suivi et la gestion des besoins matériels des services rattachés à la DG (dont gestion immobilière)
- Assure le suivi des facturations qui remontent à la DG en lien avec la direction des affaires financières
Le profil recherché
Savoir-Faire
- Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
- Assurer une bonne transmission de l'information
- Savoir travailler de manière autonome
- Savoir prendre des initiatives
- Produire un travail rapide, fiable et de qualité
- Savoir respecter les procédures
- Posséder des qualités d'organisation et de classement
- Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus
- Faire preuve de capacité de synthèse
Savoirs (connaissances)
- Maitrise des outils informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité (organigramme, missions)
- Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et de l'Etat
- Procédures internes en lien avec l'activité
Savoir - être
- Sens du travail en équipe et en binôme
- Rigueur et fiabilité, disponibilité
- Discrétion et sens du devoir de réserve
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
Publiée le 02/10/2026 - Réf : O971260928001850
