Assistante de Gestion Administrative - Mairie de Lormont H/F Communes

Spécificités du poste
- Travail en collaboration avec les Chefs de service et l'ensemble des deux services afin d'optimiser les activités et les résultats,
- Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure,
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques.

Missions principales :
- Contribue à coordonner l'équipe et les projets.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service Démocratie Participative & Quotidienneté et en relais de celui du pôle citoyenneté
- Organiser les rendez-vous, les réunions et se charger de la réservation des salles,
- Suivre les plannings notamment de tâches programmées, et effectué le suivi via le logiciel GMA
- Préparer les fonds de dossiers des réunions,
- Prendre des notes et rédiger des courriers,
- Concevoir des courriers et rapports selon orientations données-Instruire les dossiers confiés (statistiques par ex.),
- Concevoir et suivre des outils de suivi d'activités (Tableaux de bord),
- Réaliser et mettre en forme des diaporamas,
- Transformer des données en diagrammes,
- Participer à des réunions internes et publiques,
- Assurer le suivi administratif du personnel (congés, formations),
- Établir les commandes de matériel et consommables,
- Procéder au classement et à l'archivage,
- Être en appui aux Chefs de service dans la gestion de l'équipe et de leurs activités,
- Être source de sérénité dans les rapports professionnels,
- S'articuler avec l'Assistante du Pôle Citoyenneté,
- Assurer le lien avec les Élus.
- Assurer les missions de relations publiques du pôle citoyenneté : gérer les plannings en lien avec le secrétariat du pôle citoyenneté, assurer les dossiers protocolaires (cérémonies patriotiques, manifestations municipales assurées par le service, etc.).

Missions secondaires :
Être force de proposition
- Rechercher et proposer des améliorations,
- Aider à la conduite du changement en s'adossant à son expérience,
- Prise d'initiative et conseil sur ses champs de compétences.

Faciliter les relations
- Avec les Autres Services, s'assurer de la prise en compte des demandes formulées.

Garantir la tenue des engagements
- Alerter en cas de difficulté (dont délai anormalement long),
- Suivi des signalements effectués sur la GRU (Gestion Relations Usagers) par l'équipe mais également être vigilant sur les signalements effectués par les habitants et/ou les acteurs du territoire.