Assistant de Direction Générale - Paris 75017 H/F Groupe Polylogis

Nous recherchons dans le cadre d'un CDI, un(e) Assistant(e) de Direction Générale H/F basé(e) à Paris (75017).

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous assurez un rôle transversal mêlant assistanat de direction, gestion juridique des sociétés, administration générale et coordination opérationnelle. Votre fonction s'articule autour de plusieurs axes :

1. Gestion juridique et administrative des sociétés

• Suivi de la vie juridique des entités (CA, AG, registres légaux)
• Organisation des ouvertures et fermetures d'établissements en lien avec les partenaires juridiques
• Gestion des relations avec les commissaires aux comptes, le greffe du tribunal et les organismes réglementaires
• Suivi des contrats, baux, assurances et sinistres
• Coordination des contrôles réglementaires des locaux

2. Assistanat auprès de la Direction Générale, Financière et RH

• Gestion des agendas et de l'organisation des réunions de direction
• Préparation des supports, comptes-rendus et courriers
• Suivi administratif des contrats et des documents réglementaires
• Gestion des congés et notes de frais des membres du CODIR

3. Gestion des moyens généraux et de l'environnement de travail

• Interface avec les prestataires et le gestionnaire du siège
• Suivi des badges d'accès, des interventions techniques, de l'entretien des locaux et des fournitures
• Coordination des contrôles de sécurité et des prestations de maintenance

4. Support aux activités métiers

• Participation aux réponses aux appels d'offres
• Gestion des pouvoirs et documents administratifs destinés aux partenaires (banques, notaires, etc.)
• Suivi des contrats d'assurances spécifiques de l'entreprise

5. Organisation des instances de gouvernance

• Planification et préparation des Conseils d'Administration et Assemblées Générales
• Coordination des convocations, documents et échanges avec les conseils externes

6. Gestion de la flotte automobile

• Suivi des renouvellements, livraisons et restitutions de véhicules de fonction
• Gestion administrative des amendes et des désignations de conducteurs
• Communication des procédures et documents aux utilisateurs

7. Conformité réglementaire et assurances

• Gestion des cartes professionnelles, récépissés et attestations collaborateurs
• Suivi des obligations de formation réglementaires des dirigeants
• Relations avec les organismes de garantie financière, d'assurance et de contrôle (CEGC, ORIAS, CNCEF)