Chef de Projet Communication Événementielle Btob - Mission de Renfort Congrès National H/F EVS INTERIM

Chef de projet communication événementielle BtoB - Mission de renfort congrès national H/F

Le contexte

Pour accompagner l'un de nos clients dans la préparation d'un congrès national réunissant près de 400 participants, nous recherchons un(e) Chef(fe) de projet événementiel / communication BtoB pour renforcer l'équipe en place.

Vous rejoindrez le projet dans sa phase finale de préparation.

Nous recherchons un profil expérimenté, autonome et immédiatement opérationnel, capable de prendre en main un projet déjà engagé, de coordonner les différents intervenants et de suivre l'ensemble des actions jusqu'à leur réalisation.

La présence sur site pendant les deux jours du congrès est indispensable. (en province 2 jours en déc.)

Votre rôle sera à la fois transversal et très opérationnel : vous coordonnez les différents prestataires, assurez le suivi des outils et des supports, accompagnez les participants et intervenants et veillez au bon déroulement de l'événement jusqu'à son terme.

1. Piloter la préparation du congrès

• Prendre en main les actions de communication déjà engagées et finaliser leur déploiement.
• Mettre à jour et suivre le planning général du projet.
• Identifier les échéances prioritaires et veiller au respect des délais.
• Coordonner les équipes internes et les différents prestataires.
• Assurer l'interface avec l'imprimeur, l'agence digitale, la régie technique, le lieu d'accueil, le photographe/vidéaste et les autres partenaires du projet.
• Centraliser les validations et assurer le suivi des BAT.
• Veiller à l'homogénéité des messages, contenus et éléments graphiques diffusés.

2. Administrer les outils d'inscription et l'application événementielle

Vous êtes également en charge du suivi des outils digitaux utilisés pour le congrès :

• Administration de la plateforme d'inscription.
• Paramétrage et mise à jour de l'application mobile événementielle, de type Digitevent ou solution équivalente.
• Création et actualisation des contenus destinés aux participants.
• Paramétrage des espaces et parcours dédiés aux participants, partenaires et exposants.
• Gestion des QR codes et des dispositifs de suivi des visiteurs sur les stands.
• Programmation des notifications et messages diffusés via l'application.
• Tests et vérification du bon fonctionnement des parcours utilisateurs.
• Prise en compte des sujets liés au RGPD et au droit à l'image.

3. Superviser les supports de communication

Vous assurez le suivi de l'ensemble des supports nécessaires à l'accueil et au bon déroulement du congrès.

Signalétique et accueil :

• Création et suivi des badges.
• Préparation des dispositifs d'accueil et d'affichage.
• Signalétique des espaces, ateliers, tables rondes et animations.
• Panneaux directionnels et vitrophanie.
• Supports liés aux animations et aux différents temps forts.

Supports imprimés :

• Menus et supports pour la soirée de gala.
• Documents pratiques remis aux participants.
• Supports destinés aux exposants.
• Fiches et documents spécifiques nécessaires au bon déroulement de l'événement.

Supports digitaux :

• Mise à jour du programme en ligne.
• Préparation des contenus diffusés sur les écrans.
• Adaptation des visuels aux différents formats et contraintes techniques du site.
• Publication des contenus sur les différents supports numériques.

4. Animer la communication auprès des participants et partenaires

• Préparation et diffusion des informations pratiques aux participants.
• Gestion des campagnes de relance et des communications pré-événement.
• Préparation des communications à J-30, J-15, J-7 et J-1.
• Mise en valeur des partenaires et exposants.
• Préparation des contenus destinés aux réseaux sociaux.
• Coordination des publications avant l'événement.
• Création d'un kit de communication à destination des partenaires et exposants.
• Préparation d'une FAQ permettant de répondre aux principales questions des participants.
• Collecte et gestion des logos, visuels et éléments de communication des partenaires.

5. Préparer les plénières et accompagner les intervenants

Vous assurez également la coordination des contenus nécessaires aux différentes séquences du congrès :

• Collecte et consolidation des présentations des intervenants.
• Mise en forme et harmonisation des présentations PowerPoint.
• Construction du conducteur des plénières.
• Coordination des contenus avec la régie audiovisuelle.
• Préparation des vidéos, jingles, transitions et éléments multimédias.
• Vérification des supports avant leur passage en régie.
• Coordination des interventions et des enchaînements sur scène.

6. Contribuer à l'expérience et aux animations

Vous participez à la préparation des animations proposées aux participants :

• Organisation et suivi du challenge photos / selfies.
• Suivi des participations.
• Préparation du tirage au sort.
• Coordination des supports nécessaires aux animations.
• Suivi de la remise des lots.
• Contribution à la qualité de l'accueil et de l'expérience participants.

Le jour J : un rôle très opérationnel

Pendant les deux journées du congrès, vous êtes un point de contact central pour les équipes organisatrices, les participants, les partenaires et les prestataires.

À ce titre, vous assurez notamment :

• L'accompagnement des participants, adhérents et exposants.
• L'assistance sur l'application événementielle.
• Le traitement des demandes et imprévus liés à la communication.
• La mise à jour des informations diffusées en temps réel.
• L'animation des réseaux sociaux pendant l'événement.
• La coordination avec les équipes techniques et logistiques.
• Le lien avec la régie audiovisuelle pendant les plénières.
• La coordination avec le photographe et/ou vidéaste.
• La sélection et la diffusion rapide des contenus photo.
• Le suivi du droit à l'image.
• La coordination des échanges opérationnels entre les organisateurs en cas d'imprévu.

Après le congrès

Votre mission se poursuit par un accompagnement post-événement permettant de clôturer proprement le projet :

• Préparation et envoi des remerciements aux participants et partenaires.
• Envoi du questionnaire de satisfaction.
• Coordination de la mise à disposition des photos.
• Réalisation du bilan des actions de communication.
• Élaboration du reporting de fin de mission.
• Organisation et transmission des documents utiles pour assurer la continuité du projet.

Les livrables

Vous aurez notamment pour objectif de contribuer à finaliser et sécuriser :

• Le dispositif de communication global du congrès.
• Le programme définitif.
• Les supports de signalétique et d'accueil.
• Les supports imprimés et numériques.
• L'application événementielle et les contenus associés.
• Les communications destinées aux participants, partenaires et exposants.
• Le kit de communication partenaires.
• Les présentations et supports des intervenants.
• Le conducteur des plénières.
• Le bilan et reporting post-événement.
• La documentation nécessaire à la reprise du projet.