Assistant de Direction - Direction Commerciale H/F Malakoff Humanis

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Qui sommes-nous ?

Notre raison d'être : Partager pour protéger

Pourquoi avons-nous besoin de vous ?

Ce poste intervient dans le cadre d'un arrêt maladie. Il s'agit d'un CDD de 3 mois avec perspectives de renouvellement.

Rôle :

• Assister un directeur commercial Grands Comptes afin d'optimiser la gestion de ses activités (gestion de planning, organisation de déplacement, communication, préparation de dossiers...)

• Organiser et coordonner les interactions internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure

• Réaliser des suivis de reporting d'activité et supports de présentation CODIR

• Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques

Quelles seront vos missions ?

• Organiser l'agenda, planifier, organiser les réunions, les RDV, les manifestations et les congés ; s'assurer de la prise en charge de l'ensemble des éléments afférents (transports, repas et tout élément logistique associé).

• Prendre en charge l'interlocution et l'interface entre les équipes et le/les directeur(s) et entre le/les directeur(s) et leurs clients (internes/externes) afin de faciliter la transversalité ; coordonner les interactions entre les différents directeurs et/ou la direction générale via le réseau des assistantes

• Contribuer à l'organisation des séminaires pour sa direction et assurer la coordination des différents prestataires pour cette occasion.

Prendre en charge le suivi de l'activité ou d'événements spécifiques du domaine en appui du ou des directeurs :

• Organiser la collecte d'informations nécessaires au bon suivi des dossiers ou à la préparation d'événements spécifiques ; s'assurer de la recevabilité des documents et dossiers reçus selon les normes et délais en vigueur afin de les compiler, de les transmettre aux concernés ou de traiter le 1er niveau de réponse

• Gérer et suivre les factures, les notes de frais et mettre à jour les outils de suivi, de reporting et les bases de données de la Direction en s'assurant de la cohérence d'ensemble des données et assurer un reporting de ces données auprès du directeur

• Anticiper les actions afin que l'ensemble des éléments nécessaires à un dossier soit bien disponible au moment attendu

Participer à la bonne mise en oeuvre des activités de la Direction :

• Participer à l'instruction, au suivi et à la préparation de dossiers et supports liés à l'activité (constitution, synthèse, maj. de fichier)

• Réaliser le suivi administratif des dossiers en cours

• Gérer le flux des documents, la gestion de la base documentaire du domaine et réalise les CR de réunions

Organiser et coordonner la diffusion de l'information liée à la Direction, en interne comme en externe, afin de garantir la satisfaction client et l'efficience opérationnelle :

• Accueillir en omnicanal et orienter les différents interlocuteurs et leurs demandes ; assurer le suivi des demandes jusqu'à leur résolution et en informer le commanditaire, et notamment dans les demandes émanant de la Direction, de responsables d'organismes partenaires, de clients ou des instances ; s'assurer de la qualité de la réponse apportée ou prendre en charge la réponse

• Assurer le partage d'informations au sein de la direction

Où allez-vous travailler ?

Sur notre site situé au 21 Rue Laffitte, 75009 Paris