Responsable Administration & Coordination H/F Lynx RH

Propriété viticole située proche de Pauillac, recherche son/sa futur(e) Responsable Administration & Coordination afin de structurer, piloter et fiabiliser l'ensemble de son activité administrative.

Dans une organisation à taille humaine, vous occupez un rôle central au sein de la propriété. Vous travaillez en étroite collaboration avec le Responsable Technique, présent sur site et en charge des activités techniques et opérationnelles du domaine. Vous assurez également le lien avec les propriétaires, basés en Europe du Nord, ainsi qu'avec les salariés, clients, fournisseurs, cabinet comptable et partenaires externes.

Autonome, organisé(e) et doté(e) d'un excellent sens des priorités, vous contribuez activement à la professionnalisation et à la digitalisation des processus administratifs du Château.

Vos missions

Votre fonction comprend un périmètre administratif et de coordination varié :

- Assurer la gestion administrative quotidienne et la coordination générale du site.
- Suivre les clients, les commandes et les fournisseurs.
- Coordonner les expéditions, la logistique et les documents associés.
- Préparer, classer et organiser les factures, pièces justificatives et documents destinés au cabinet comptable.
- Assurer le suivi des règlements clients, factures fournisseurs et échéances administratives.
- Gérer le suivi administratif RH : absences, congés, relevés d'heures et documents associés.
- Participer à l'organisation des visites, dégustations et événements clients organisés au Château.
- Garantir le classement et l'archivage numérique des contrats, dossiers clients et documents administratifs.
- Mettre à jour et fiabiliser les outils de suivi : CRM, commandes, stocks et tableaux de bord administratifs.
- Administrer et tenir à jour les plateformes de vente et de présentation des produits, notamment Vivino, e-Boissons et autres outils pertinents.
- Identifier les écarts ou anomalies administratives, financières ou opérationnelles et les remonter aux interlocuteurs concernés.
- Préparer un reporting régulier à destination des représentants des propriétaires en Norvège.
- Participer à l'amélioration des procédures, à la digitalisation des pratiques et à la mise en place d'une organisation administrative moins dépendante d'une seule personne.

Ce poste exige une forte capacité d'exécution : vous ne vous contentez pas de transmettre les sujets, vous les prenez en charge et en assurez le suivi jusqu'à leur aboutissement.

Reporting et communication

La communication avec les propriétaires étant principalement réalisée en anglais, vous préparez un reporting mensuel structuré, notamment en amont des réunions de direction.

Celui-ci pourra couvrir les sujets suivants :

- Avancement administratif et dossiers en cours.
- Ventes, commandes et suivi des clients.
- Visites, dégustations et activité d'accueil.
- Facturation, éléments comptables et encaissements en attente.
- Stocks, expéditions et logistique.
- Administration du personnel.
- Outils digitaux, plateformes de vente et systèmes administratifs.
- Risques, écarts constatés et décisions à solliciter auprès des propriétaires.

Lors de votre prise de poste ou pendant les périodes d'activité soutenue, vous pourrez également assurer un point hebdomadaire synthétique sur les actions réalisées, les priorités à venir et les éventuels arbitrages nécessaires.

Pré-requis

Vous rejoignez une propriété viticole à taille humaine et occupez un poste central, autonome et amené à évoluer avec les besoins du Château.

Vous jouerez un rôle clé dans la bonne organisation administrative de la propriété, avec la possibilité de faire évoluer durablement les outils, méthodes et process en place. Vous serez également en lien direct avec les équipes opérationnelles, les différents partenaires et les propriétaires.

Ce poste offre une réelle autonomie dans la gestion du quotidien, tout en nécessitant de savoir identifier les sujets stratégiques ou sensibles devant être remontés à la direction.

Vous aurez notamment l'occasion de :

- contribuer à la structuration et à la fiabilisation de l'organisation administrative du Château ;
- améliorer les outils de suivi, les procédures et les méthodes de travail ;
- assurer une bonne circulation de l'information entre les différents interlocuteurs ;
- accompagner les équipes dans la gestion des sujets administratifs et opérationnels ;
- participer au suivi des relations avec les fournisseurs, prestataires et partenaires externes ;
- être un point de coordination privilégié entre le site local et les propriétaires.

Poste en CDI à temps plein, basé à proximité de Pauillac.

Plusieurs intitulés peuvent correspondre à cette fonction selon votre parcours et votre niveau d'expérience : Responsable Administration & Coordination H/F, Responsable Administratif Local H/F, Office Manager & Responsable Accueil H/F ou Coordinateur(trice) Administration & Site H/F.

Profil recherché

Vous justifiez d'au moins 6 années d'expérience professionnelle dans une fonction administrative, de coordination, d'office management ou de gestion de site.

Une expérience acquise au sein d'une PME ou d'une structure à taille humaine constitue un atout. Vous avez idéalement travaillé dans un domaine viticole, l'hôtellerie-restauration, le tourisme, l'immobilier, la logistique ou tout autre environnement nécessitant des échanges réguliers avec des clients, fournisseurs et prestataires.

Vous êtes reconnu(e) pour les qualités suivantes :

- Vous êtes autonome, organisé(e), rigoureux(se) et fiable.
- Vous savez structurer votre activité et gérer plusieurs priorités en parallèle.
- Vous possédez un solide sens de la coordination, du suivi et du respect des échéances.
- Vous comprenez les principaux enjeux administratifs, financiers et commerciaux d'une activité.
- Vous savez identifier les sujets pouvant être gérés localement et ceux devant être remontés à la direction ou aux propriétaires.
- Vous êtes à l'aise avec des interlocuteurs variés : équipes internes, clients, fournisseurs, conseils externes et membres de la direction.
- Vous faites preuve de discrétion, de loyauté, d'intégrité et de discernement.
- Vous appréciez les contextes responsabilisants dans lesquels polyvalence, autonomie et prise d'initiative occupent une place importante.

Une expérience de management hiérarchique n'est pas indispensable. Nous accorderons davantage d'importance à votre maturité professionnelle, à votre sens des responsabilités et à votre capacité à piloter efficacement votre périmètre.

Compétences digitales

Vous maîtrisez les principaux outils bureautiques et collaboratifs : messagerie, agendas partagés, tableurs, documents collaboratifs, archivage numérique, CRM et solutions de gestion administrative.

Vous êtes également en mesure d'assurer le suivi administratif courant de plateformes telles que Vivino, e-Boissons ou d'autres outils de commercialisation digitale : actualisation des données produits, vérification des informations, suivi des évolutions et coordination avec les propriétaires et partenaires externes.

Il n'est pas attendu de vous d'être un(e) expert(e) informatique ou marketing digital. En revanche, vous êtes à l'aise avec les environnements numériques, curieux(se), capable d'apprendre rapidement et motivé(e) par l'amélioration, la simplification et la fiabilisation des processus de travail.

Langues

- Français courant indispensable.
- Anglais professionnel impératif, en particulier à l'écrit, pour assurer les échanges réguliers et la préparation des reportings destinés aux propriétaires situés en Europe du Nord.

Informations complémentaires

Type de contrat : CDI

Temps de travail : Temps plein

Salaire : 30000 € - 34000 € par an