Secrétaire de la Maison Départementale des Solidarités - Offre 3517 H/F Département Meurthe et Moselle

MISSION : sous l'autorité hiérarchique du responsable territorial accueil, il.elle est un interlocuteur.trice local.e pour l'ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l'équipe, les usagers, les différents services de l'institution et les partenaires. Il.elle assure l'accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il.elle collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction plaçant au coeur de l'information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.

ACTIVITES

Accueil

Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l'équipe et/ou des organismes compétents

Remet au public les informations ainsi que la documentation utile à ses démarches,

Fait le lien avec les travailleurs sociaux et le public rencontré,

Participe à la gestion des plannings des permanences, gérer la prise de rendez-vous des permanences médico-sociales

Evalue l'urgence et alerter les travailleurs sociaux en cas de nécessité

Accueille les partenaires extérieurs

Gestion et suivi administratif des dossiers

Gère et suit administrativement les dossiers par exemple en matière de rapports sociaux et/ou médico-sociaux: traitement informatique sur imprimés types ou sur logiciels, saisie dans SI Social, renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (envoi, échéance, retour) ou enquêtes d'expulsion: tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie,

- Procède aux saisies régulières et tient à jour les données des usagers dans le Système d'Information Social (IODAS)

Assure le classement, l'archivage et/ou la transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux,

Prépare les dossiers bilans en écoles maternelles et mises à disposition des professionnels de la PMI

Organisation et secrétariat

Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)

Contribue à l'organisation des activités de la MDS (création et gestion d'outils)

Rédige des documents types et mettre en forme les écrits professionnels

Assure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classe et archiver

S'articule avec les professionnels de la MDS pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique

Assure un soutien informatique de premier niveau

Gère l'organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d'interventions) en lien avec la délégation territoriale ressources et les services centraux,

Participe aux réunions d'équipe, aux réunions de secrétaires de MDS, à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique.

Participation à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social)

Fait partie intégrante du pool de secrétariat de la MDS du bassin de Pont à Mousson (congés, remplacements y compris mission ASE)