Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F Greta Midi-Pyrenees Ouest

Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis / commandes, fournitures)
Participer à la réservation des salles
Editer diffuser, classer, transmettre, rassembler et archiver l'ensemble des documents (dossier stagiaire, dossier de financement stagiaire, convocation, convention, programme, feuille d'émargement, attestation de présence, bilans /évaluation, validation) nécessaires à la réalisation et au règlement des actions par les financeurs
Assurer l'indexation et l'archivage des supports de formation
Assurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires et la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)
Préparer et saisir les données permettant le suivi des stagiaires et de l'activité (fiches stagiaires, clients, conventions, inscriptions,.) et éditer les différents documents (attestation, feuille d'émargement, contrat individuel de prestation, convention, tableaux de suivi des inscriptions, .)
Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaires pour la saisie des données demandées
Assurer l'accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacement
Contribuer à l'organisation des jurys (réception/transmission des mémoires, courriers de convocation)
Participer aux réunions, préparer et diffuser le compte-rendu, après validation, à qui de droit
Saisir les données de mise à jour du fichier clients et prospects du GRETA
Réaliser des mailings et phonings en lien avec l'assistant(e) Commerciale et de Communication
Contribuer à promouvoir l'image du GRETA en assurant l'accueil téléphonique et physique du pôle ainsi que la gestion des courriels reçus
Assurer un 1er niveau d'information du public (objectifs de l'action, tarifs, calendriers, procédures de sélection, d'inscription).
Assurer un rôle d'interface entre les stagiaires et le GRETA (orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)
Rappeler aux différents acteurs les procédures administratives
Contribuer au respect du règlement intérieur en vigueur par l'ensemble des acteurs présents sur le pôle
Participer en lien avec l'assistant(e) Commerciale et de Communication à la mise à jour des supports d'information, du site Internet
Contribuer aux démarches Qualité engagées au sein du GRETA
Participer aux réunions /séminaires et enquêtes organisés par la direction du GRETA
S'assurer de la mise à jour régulière de ses compétences et actualiser son CV
Participer à la continuité de service au sein d'une équipe