Assistant du Service Maîtrise d'Ouvrage H/F HLM

L'assistant(e) du service Maîtrise d'ouvrage est rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur du Patrimoine et de la Maîtrise d'Ouvrage (DPMO).
Il/elle est rattaché(e) fonctionnellement aux Chefs de Projets, avec qui il/elle travaille en lien direct et étroit.
Il/elle assure une mission de secrétariat et d'assistance administrative et technique au SMO.
Il/elle travaille en lien permanent avec l'ensemble des directions de l'office, et peut être amené(e) ponctuellement à intervenir sur le terrain, auprès des chefs de projets (notamment chantiers).
Principales activités du poste
Secrétariat de Direction :
Assure l'enregistrement de l'ensemble du courrier de la direction périodiquement
Secrétariat du Service Maîtrise d'ouvrage, dont :
Gestion du courrier du service
Gestion des parapheurs et circuits de visas et signatures (marchés, bons à payer, ordres de service, etc.)
Tenue des agendas, organisation de réunions connexes au SMO
Prises de notes et compte-rendu de réunions
Assistance aux chefs de projets, dont :
Centralisation et mise à jour des tableaux de bords, revues d'activités (ou revues de projets), fiches d'opérations, etc, sous le contrôle des chefs de projets
Dans le cadre des marchés, en lien avec les chefs de projets : Assistance à l'analyse de candidatures et d'offres, préparation des rapports et des commissions des marchés
Assistance à l'engagement et au suivi des marchés, des OS
Assistance au suivi financier et comptable des opérations, et au suivi des financements (subventions, emprunts, agréments de l'Etat, etc.)
Notamment via l'ERP de pilotage et de suivi des opérations (Salvia)
Assistance au suivi et à la réalisation des travaux notamment en terme d'informations des locataires
Assistance à la clôture des opérations : réception et suivi des levées de réserves, suivi des garanties de parfait achèvement, clôture des marchés, etc.
Participation aux réunions de chantier à la demande et aux côtés de chefs de projets
Met à jour le patrimoine sur l'ERP Tégia
Ces activités sont accompagnées d'un reporting régulier aux chefs de projets.
NB : cette liste n'est pas exhaustive et d'autres missions spécifiques ou transversales d'assistance et d'appui relatives au Patrimoine de l'Office peuvent lui être confiées.