Responsable ADV Administrateur des Ventes H/F Guarani

1 - Gestion de l'administration des ventes / Commerce

· Rédaction et gestion des contrats clients, avenants et documents contractuels, vérification des informations juridiques et de la santé financière des nouveaux clients.

· Création et suivi des projets dans l'outil interne, intégration des consultants et mise à jour des informations contractuelles : tarifs, dates, périmètres de prestation, etc.

· Suivi administratif des prestations et des consultants en collaboration avec les équipes commerciales.

· Contrôle et collecte des CRA validés et des éléments nécessaires à la facturation.

· Préparation, contrôle, édition et envoi des factures clients, dans le respect des process et spécificités de chaque client.

· Gestion des différents modes de facturation et plateformes clients / portails de dépôt.

· Établissement des avoirs et factures rectificatives, après validation du service RH .

· Suivi des règlements clients en collaboration avec la comptabilité.

· Gestion du recouvrement : relance des factures échues, suivi des litiges et identification des blocages de paiement.

· Reporting régulier auprès de la direction et des équipes commerciales sur l'état de la facturation, des encaissements et des créances.

· À venir - septembre 2027 : mise en oeuvre de la réforme de la facturation électronique, notamment l'émission des factures clients.

2 - Gestion des fournisseurs / sous-traitants

· Rédaction et suivi des contrats fournisseurs et avenants.

· Collecte, contrôle et suivi des documents administratifs des sous-traitants et de leur conformité.

· Suivi administratif des prestations réalisées par les sous-traitants.

· Réception, contrôle et validation des factures fournisseurs / sous-traitants, en lien avec les prestations réalisées et les éléments contractuels.

· Contrôle des montants, périodes, références de commandes et éléments nécessaires à la mise en paiement.

· Respect du calendrier de paiement fournisseurs et transmission des éléments à la comptabilité.

· Gestion des éventuelles anomalies ou écarts de facturation.

· Participation à la mise en oeuvre du nouveau processus de réception et de validation de la facturation dématérialisée.

3 - Gestion administrative et coordination interne

· Interface entre les équipes commerciales, consultants, RH, comptabilité, direction, clients et fournisseurs.

· Réponse aux demandes administratives des commerciaux et accompagnement dans le suivi de leurs dossiers.

· Suivi et mise à jour des données dans les outils internes (Boond, outils de facturation et plateformes clients).

· Contrôle de la cohérence des données administratives et commerciales nécessaires à la facturation.

· Suivi des échéances contractuelles : démarrages, fins de prestations, renouvellements, changements de tarifs et avenants.

· Participation à la fiabilisation et à l'amélioration des processus administratifs et de facturation.