Responsable Administratif Polyvalent - Mairie de Villaines les Rochers H/F Communes
- Villaines-les-Rochers - 37
- Fonctionnaire
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 3 ans min.
Détail du poste
Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus et de la secrétaire générale de mairie.
ACCUEIL ET RELATION AVEC LE PUBLIC :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public ;
- Accueillir, informer et conseiller les usagers ;
- Orienter les administrés vers les services municipaux ou organismes compétents ;
- Transmettre les communications téléphoniques, prendre des messages et les restituer aux agents municipaux et aux élus.
MISSIONS DE SECRETARIAT :
- Assurer des prestations courantes de secrétariat (gestion du courrier, rédaction d'arrêtés municipaux (voirie, buvette, travaux...) ;
- Assurer le secrétariat du service urbanisme.
ÉTAT CIVIL :
L'agent assure, dans le cadre de ses compétences et des délégations qui lui sont confiées :
- Dresser et mettre à jour des actes d'état civil, délivrance des copies ou extraits d'acte d'état civil et livret de famille (logiciel Berger Levrault) ;
- Instruire les dossiers de mariage et de PACS ;
- Délivrer des documents et actes conformément à la réglementation (attestations de recensement citoyen, attestations d'accueil...).
ÉLECTIONS :
- Participer à la gestion des élections et des procédures liées aux inscriptions et radiations ;
- Participer à l'organisation matérielle des bureaux de vote.
CIMETIÈRE :
L'agent assure l'accueil et le suivi administratif des familles et professionnels dans le domaine funéraire.
- Suivi des concessions, préparation et délivrance des autorisations funéraires. Veille au respect du règlement du cimetière.
SERVICES POSTAUX :
L'agent assure l'accueil et les opérations postales proposées aux habitants.
- Accueillir les usagers ;
- Assurer l'affranchissement des lettres et colis ;
- Assurer la vente de timbres-poste et des emballages Colissimo ;
- Réceptionner les dépôts de courrier ;
- Assurer les opérations de dépôt et de retrait d'espèce, des lettres et colis, notamment des recommandés.
Le profil recherché
Savoirs :
- Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'une mairie notamment d'un service à la population ;
- Connaissance des missions et compétences des collectivités territoriales ;
- Connaissance des principes du service public ;
- Connaissance des procédures administratives ;
- Connaissances dans les domaines de l'état civil, des élections et du funéraire ;
- Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données ;
Savoir-faire :
- Accueillir et renseigner différents publics ;
- Identifier et analyser une demande ;
- Orienter efficacement un usager ;
- Appliquer une procédure administrative ;
- Rédiger des courriers et documents administratifs ;
- Maîtrise de l'outil informatique et de la bureautique.
- Utiliser les logiciels métiers ;
- Respecter les délais et les procédures ;
- Manipuler des fonds et assurer une tenue rigoureuse de caisse ;
- Gérer les situations sensibles ou conflictuelles.
Savoir-être :
- Sens du service public ;
- Sens de l'accueil ;
- Qualités relationnelles ;
- Écoute et disponibilité ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Rigueur et méthode et organisation ;
- Autonomie ;
- Réactivité ;
- Diplomatie ;
- Maîtrise de soi ;
- Empathie, notamment dans le cadre des démarches funéraires ;
- Esprit d'équipe ;
- Adaptabilité et polyvalence.
Publiée le 23/09/2026 - Réf : O037260921000376